FinExecutive Site-ul Rusiei 2020-03-23

Multitasking: realitate sau mit?

Unii angajatori cred că angajatul ideal își va îndeplini în mod eficient sarcinile la locul de muncă chiar și în timpul multitasking. Prin urmare, atunci când întocmesc un CV, solicitanții indică din ce în ce mai mult această calitate printre avantajele lor. Cu toate acestea, amintiți-vă că un program încărcat și un ritm accelerat de viață nu numai că pot reduce productivitatea personală și vă pot afecta negativ cariera, ci pot provoca și vătămări grave sănătății.

Multitasking. Auto-amăgire periculoasă

Rezultatele studiilor arată că la un anumit moment în timp creierul nostru este capabil să se concentreze asupra performanței de înaltă calitate a unei singure sarcini. În ciuda acestui fapt, există încă cei care sunt gata să apere punctul de vedere opus. La urma urmei, de curând au consultat un coleg prin telefon și, în același timp, au luat micul dejun, s-au uitat prin poștă și au scris un răspuns la cererea primită.

Dar psihologii nu numesc acest lucru a face mai multe lucruri în același timp, ci un exemplu de trecere constantă de la o activitate la alta. Dacă conversația nu este foarte interesantă pentru noi, putem face și altceva în același timp, de exemplu, tastați. Cu toate acestea, de îndată ce este necesară concentrarea atenției noastre, ne întoarcem privirea de la tastatură și ne gândim la răspunsul nostru la interlocutor. La sfârșitul conversației, suntem nevoiți să recitim din nou textul scrisorii pentru a-i restabili conținutul în memoria noastră și a încerca să prindem gândul pierdut.

Astfel, cei care gloriifică cultul multitasking-ului lucrează constant în modul comutare. Ca urmare, se creează un ciclu periculos care pierde mult timp. Totuși, în același timp, sarcinile care necesită muncă psihică sunt îndeplinite lent și neproductiv. Încercați un mic experiment: finalizați o sarcină de lucru, dar nu vă lăsați distras de apeluri telefonice, conversații cu colegii sau verificarea e-mailului. Vei fi convins că în acest mod vei putea îndeplini sarcina mult mai rapid și mai eficient.

Cum afectează multitasking-ul calitatea muncii tale?

Dacă o persoană trebuie să rezolve în mod regulat mai multe probleme în același timp, creierul său se adaptează la un program de lucru încărcat. Ca urmare, se dezvoltă un nou mod de gândire, în care de fiecare dată devine mai dificil să te concentrezi asupra îndeplinirii unei sarcini. Pe lângă aceasta, multitasking-ul poate provoca și alte consecințe negative:

Necurătorie, comportament neetic.În loc să ascultați cu atenție persoana care stă în fața dvs., sunteți distras de apelurile telefonice, de verificarea e-mailurilor sau de a răspunde la mesaje prin mesagerie instantanee. Acest comportament irită interlocutorul și împiedică dialogul constructiv. Acest lucru vă poate pune sub semnul întrebării profesionalismul și poate deveni un obstacol în calea creșterii în carieră.
Dificultate de concentrare. decât cu un număr mare sarcinile pe care trebuie să le faci față, cu atât devine mai dificil să te concentrezi și să filtrezi informațiile inutile. Treptat, multitasking-ul vă reduce capacitatea de a vă concentra asupra detaliilor specifice și chiar vă afectează memoria.
Stare de stres. Munca grea și trecerea constantă la sarcini noi provoacă producția de hormoni de stres în corpul uman. Deci, astăzi recrutorii, postând posturi vacante în ea , se concentrează adesea pe acest punct, și anume rezistența la stres. Prin urmare, chiar dacă ziua de lucru tocmai a început, deja te simți obosit și epuizat.

4 pași pentru a vă ajuta să reduceți impactul negativ al multitasking-ului

Având în vedere prejudiciul pe care multitasking-ul îl poate provoca, tendința de a face multitasking poate fi clasificată ca un obicei prost care trebuie rezistat. Cum să faci asta?

Pasul #1. Regula unei singure file active de browser. Pentru a vă spori capacitatea de a vă concentra asupra sarcinii în cauză, încercați să nu deschideți mai mult de o filă pe desktop. De exemplu, mai întâi răspundeți la scrisorile primite prin e-mail, apoi studiați mesajele corporative, vizualizați cele mai recente tweet-uri și abia apoi treceți la programele de lucru.

Pasul #2. Planificarea afacerii. Faceți din aceasta o regulă să vă planificați ziua de lucru. În același timp, încercați nu doar să faceți o listă de sarcini, ci și să le discutați cu interlocutorul dvs. intern. Acest lucru te va face să simți că o parte din muncă a fost deja făcută și tot ce trebuie să faci este să termini ceea ce ai început.

Pasul #3. Folosind „media externă”. Încercați să nu vă supraîncărcați memoria cu informații inutile. Nu ține cont de ceea ce poate fi notat într-un jurnal sau încredințat funcționalității dispozitivelor tehnice moderne.

Pasul #4. O schimbare de peisaj vă va ajuta să vă concentrați înainte de a finaliza sarcina următoare după finalizarea celei anterioare. De exemplu, în timpul pauzei de prânz, mergeți la o cafenea sau faceți o plimbare într-un parc din apropiere.

La angajare, uneori este dificil de prevăzut ce va face o persoană în viitor, deoarece schimbările pot avea loc cu viteza fulgerului: deschiderea unei noi direcții, apariția unei sarcini suplimentare, necesitatea de a asigura asigurarea unui coleg și mult mai mult.

Prin urmare, managerii moderni identifică o serie de calități care îi ajută pe angajați să navigheze în situație, să fie flexibili în sarcini, să facă față schimbărilor și să realizeze ceea ce se așteaptă la timp.

Articolul descrie abilități care te ajută să ai succes în orice poziție, contribuie la dezvoltarea companiei angajatorului și la scara carierei tale în același timp.

Analizând aceste calități, puteți selecta un „soldat” universal care se va orienta într-un loc nou și va intra în ritmul de lucru, aducând beneficii mai devreme decât se aștepta.

1.Multitasking

Capacitatea de a rezolva mai multe probleme simultan fără pierderea calității este valoroasă pentru un viitor angajat. Alături de funcționalitatea principală, va putea gestiona o serie de proiecte și, ceea ce este cel mai interesant, îi va plăcea. Datorită acestei abilități, un coleg va putea să susțină, să preia sau să ajute în implementarea aproape oricărui proiect.

Ce întrebări să folosiți pentru a determina multitasking într-un interviu:

— Ați fost nevoit să lucrați vreodată în modul multitasking?
- Spune-mi cum arăta?

Sarcina de resurse umane va monitoriza dacă acest multitasking este conform așteptărilor.

Dați un caz: „Imaginați-vă că managerul dumneavoastră v-a instruit sarcină importantă, care trebuie tratată până la un anumit termen. O zi mai târziu, dă o altă sarcină nu mai puțin importantă și cu aceleași termene. Întrebare: cum te vei simți, ce senzații? Ce vei face?

Sarcina intervievatorului este să evalueze modul în care va acționa angajatul (în paralel și secvenţial), să înţeleagă atitudinea adevărată (se confruntă cu negativitate, iritare, o dorință de a obiecta sau este complet calm și fericit că este gata să diversifice ziua) .

2. Capacitatea de a asculta și de a auzi

Managerii notează că întâmpină în mod sistematic probleme interpretări diferiteși înțelegerea sarcinilor de către angajați. Sarcina înțeleasă poate fi radical diferită de setul de sarcini.

Prin urmare, ei evidențiază abilitățile nu numai de a asculta, ci și de a asculta pe vorbitor, de a interpreta și de a trage concluziile corecte, evidențiind adevărata esență.

Această abilitate va economisi cel puțin jumătate din timpul de lucru petrecut încercând să-și dea seama de sarcina atribuită și să realizeze ceva complet diferit de ceea ce și-a dorit managerul.

Cum să determinați capacitatea de a vă auzi interlocutorul
— Acordați o sarcină voluminoasă în timpul interviului. Înainte de a emite, indicați că compania apreciază capacitatea de a se înțelege corect. Explicați că sarcina va fi anunțată acum, este necesar să o acceptați eficient, apoi explicați cum o înțelegeți și ce veți face.

Există un mic „DAR” aici: sarcina din test ar trebui să fie înțeleasă de orice persoană, să nu se refere la specificul întreprinderii, care necesită expertiză.

Scopul recrutorului este să urmărească modul în care sarcina va fi acceptată (prin luarea de note sau nu, cu întrebări clarificatoare, cu confirmarea înțelegerii corecte) și modul în care va fi exprimată (dacă esența este corect evaluată și surprinsă, dacă detaliile importante și termenele sunt stabilite).

3. Capacitatea de a lua decizii

Această abilitate este deținută de oameni care nu au nevoie de supraveghere constantă și sunt capabili să acționeze independent acolo unde au competențe suficiente. Nu vor avea nevoie de o evaluare suplimentară a corectitudinii deciziei. Această abilitate se formează din capacitatea de a evalua rațional situația, echilibrul emoțional, determinarea și capacitatea de a-și asuma responsabilitatea.

Cum să determinați capacitatea de a lua decizii
— Afundați-vă într-o situație de caz punând precondiții: „cunoașteți un anumit document și sfătuiți colegii cu privire la utilizarea lui. Dintr-o dată, o întrebare vine de la un partener de afaceri o astfel de întrebare nu a mai fost întâlnită, dar se află în cadrul documentului încredințat. Sarcina este de a consilia competent și rapid un coleg. Cum te vei comporta?

Scopul este de a înțelege formatul comportamentului, capacitatea de a se baza pe sine. Intervievatorul poate răspunde la întrebări clarificatoare din partea solicitantului în timpul sarcinii.

4. Sinceritate

Oamenii cinstiți sunt ușor de gestionat, poți avea încredere în ei și te poți baza pe ei. Aceasta este o calitate puternică de screening care poate umple alte lacune în abilitățile unui solicitant. De ce este important să spui adevărul?

— eșecurile nu vor aștepta până în ultimul moment, managerul va fi avertizat;
— nemulțumirea va fi cunoscută imediat, fără a se transforma în bârfă.

Cum să definești onestitatea
Oferă un mini-test cu opțiunile de răspuns marcate ca și cum ar fi un indiciu de la alți solicitanți. Scopul este de a urmări dacă examinatorul admite acest lucru și solicită un alt formular.

5. Autoorganizare

Capacitatea de a se controla independent, de a se disciplina, de a găsi tot ce este necesar pentru a rezolva o sarcină încredințată și a gestiona situația, dând dovadă de inițiativă - acestea sunt abilitățile nu numai ale unui manager, ci și ale unui angajat care este capabil să lucreze activ fără a sta un scaun.

Cum se verifică auto-organizarea
Auto-organizarea este vizibilă din comportamentul unei persoane în timpul unui interviu. A ajuns la timp, cere un pix și o bucată de hârtie (dacă există o sarcină de completat ceva și nu sunt prevăzute toate condițiile pentru aceasta - așa puteți simula circumstanțele pentru a verifica această calitate? ).

Sarcina evaluatorului este de a urmări comportamentul și reacțiile. Dacă candidatul stă în așteptarea unei oferte de ajutor, cel mai probabil autoorganizarea este la nivelul inițial. Desigur, un astfel de test nu va arăta întreaga imagine, dar va da o idee ca primă aproximare.

6. Entuziasm

Abilitatea de a gândi pozitiv formează obiectivele potrivite în mintea angajaților, îi ajută să găsească o soluție și să nu renunțe. Oamenii de știință au demonstrat că angajații „pozitivi” găsesc rapid contactul cu echipa, lucrează mai ușor cu oamenii și obțin rezultate mai ușor.

Cum să testezi entuziasmul
O atitudine pozitivă sau negativă este vizibilă din primele cuvinte ale candidatului. Când vorbește despre cum a ajuns la birou, despre locul său de muncă anterior.
Nu se poate spune că abilitățile de mai sus vor crea instantaneu un mare manager pentru organizație, vor aduce compania mai aproape de angajați eficienți și loiali, de investiții profitabile de timp în formarea lor și de rentabilitate la timp de înaltă calitate. Puteți determina prezența unei abilități în moduri diferite:
- folosind exemplele date sau crearea propriei lucrări pe baza acestora.
- prin evaluarea individuală a fiecărei abilități sau crearea unei perechi de teste universale care să demonstreze toți factorii de succes.

Desigur, atunci când se analizează aceste abilități, rămâne riscul de a face o alegere greșită, dar dacă un angajat nici măcar nu este capabil să dea tot ce are mai bun, demonstrând toate calitățile unui manager eficient, atunci cel mai probabil, un miracol nu se va întâmpla în timpul muncii. .

și aproape toți suntem forțați să facem mai multe sarcini. Am decis să ne dăm seama cum să nu intrăm în conflict cu creierul nostru și să reușim totuși să facem totul. Se pare că nu este atât de greu.

Multitasking-ul nu este o opțiune

Da, poate părea că faci multe lucruri în același timp: răspunzi la apel, emiti simultan o factură către client și, de asemenea, scrii cuiva din messenger... Dar în realitate nu efectuați multe sarcini deodată, comutați rapid între ele. În loc să termini o sarcină și să începi alta, sari între procese, irosind energie pe parcurs: pierzi timp încercând să te concentrezi pe o sarcină neterminată din nou și din nou, experimentezi tensiune nervoasă și chiar... IQ scade!

Așadar, în loc să vă învățăm abilitatea de a face mai multe sarcini, vă sugerăm să vă transformați multitasking-ul într-o secvență confortabilă și simplă de sarcini. Gata cu stresul: vei lucra într-un mod relaxat și vei face mai mult. Unele sfaturi valoroase despre asta am găsit în cărți „The Myth of Multitasking” de Dave Crenshaw și „Single-Tasking” de Devorah Zack.

Modalități creative de a face față distragerilor

Uneori trebuie să-ți folosești inteligența și creativitate pentru a vă salva de la trecerea inutilă la sarcini terțe. Iată câteva trucuri care te vor ajuta. Vă rugăm să rețineți: acestea nu sunt abilități multitasking, ci mai degrabă metode de a scăpa de ele:

● Agățați un semn „Sunt ocupat” pe ușa biroului dvs.
● Instalați programe care blochează rețelele sociale în
anumite ore.
● Utilizați tehnici de gestionare a timpului precum Pomodoro.
● Nu amânați pentru mai târziu lucruri care nu durează mai mult de 5 minute.
● Dezactivați conexiunea Wi-Fi și datele de pe telefonul mobil.

Doar închideți telefonul

Automatizați sarcinile

Unele sarcini pot și ar trebui delegate servicii speciale. De exemplu, dacă întocmiți contracte în fiecare zi, atunci merită să vă gândiți cum să optimizați acest proces. De exemplu, sistemele CRM inserează automat datele clienților în ele.

Aceasta este doar o mică parte din ceea ce sunt capabile sistemele CRM. Ce altceva?

Am muncit – ne-am revenit

Abilitatea de a face mai multe sarcini depinde, de asemenea, dacă știi să te relaxezi. Luați pauze regulate. Nu lucrați dintr-o singură explozie - periodic trebuie doar să vă odihniți și să nu vă gândiți la muncă. Revista Time, citând cercetări științifice, sfătuiește să lucrezi fără distragere timp de 52 de minute, apoi să te odihnești timp de 17 minute. Desigur, nu trebuie să încercați să faceți totul minut cu minut - amintiți-vă doar raportul „aproape o oră la un sfert de oră”.

Timpul iubește contabilitatea

Pentru a-ți gestiona bine timpul, trebuie să înțelegi cum îl petreci. Experții sfătuiesc să noteze toate sarcinile pe care le faci în timpul zilei și să indice cât timp a durat pentru a le îndeplini. Puteți utiliza programe speciale de calculator sau aplicații mobile pentru aceasta.

Urmărirea timpului folosind exemplul aplicației SaveMyTime. Se pare că cineva trebuie să fie mai puțin blocat pe telefon.

Mai ești convins că cheia succesului este capacitatea de a face mai multe sarcini? Este timpul să risipim această iluzie. Oamenii de știință de la Oxford au studiat reacțiile creierului și au demonstrat că multitasking-ul provoacă doar rău. Încercarea de a face mai multe lucruri deodată ne epuizează. Capacitatea de concentrare suferă, oboseala crește și, cel mai neplăcut, creierul este distrus. Editorii site-ului au colectat informații interesante despre pericolele multitasking-ului și caracteristicile monotasking-ului (single-tasking).

Risipirea miturilor despre multitasking

Dacă te uiți în jur, se pare că trăim într-o lume a supraoamenilor. Oamenii urmăresc simultan filme, vorbesc la telefon, verifică e-mailurile și se uită cu coada ochiului la rețelele de socializare. Mai multe sarcini sunt efectuate pe unitatea de timp. Dar aceasta este o iluzie. Făcând mai multe lucruri în același timp, ne pierdem concentrarea, așa că nu facem nimic foarte bine.

Încercând să îmbrățișăm imensitatea, câștigăm obiceiuri proaste care afectează negativ productivitatea muncii. Noi înșine provocăm anxietate, stres și nevroze crescute. Problema este că creierul uman nu este conceput în mod inerent pentru multitasking. Oamenii de știință au demonstrat acest lucru experimental.

Până de curând, se credea că tinerii care cresc în condiții de multitasking percep mai bine informațiile. Acest lucru se datorează faptului că copiii studiază, comunică și fac lucruri fără a-și scoate căștile și, în același timp, stau pe rețelele de socializare. Nu este atât de simplu. Oamenii de știință au examinat abilitățile a două grupe de vârstă - 18-21 de ani și 35-39 de ani.

S-a dovedit că, dacă există o singură sarcină, atunci tinerii o fac cu adevărat cu 10% mai repede decât oamenii maturi. Dar acest avantaj se pierde de îndată ce subiecții fac mai multe sarcini. Mai mult, scaderea vitezei de realizare a sarcinilor scade indiferent de complexitatea sarcinilor. Se dovedește că există o singură modalitate de a lucra rapid și eficient - fără a fi distras de nimic altceva.

4 motive pentru a nu face mai multe sarcini

Multitasking-ul este un mit. De fapt, creierul trebuie să treacă constant de la un lucru la altul. Atâta timp cât o persoană este alertă și activă, acest lucru vine destul de ușor. Dar de fiecare dată trebuie să faci tot mai multe eforturi pentru a nu pierde concentrarea. Taxa pentru aceasta este prea mare.

1. Scădere semnificativă a vitezei de finalizare a lucrărilor

Schimbarea atenției are un efect catastrofal asupra îndeplinirii sarcinilor. Cercetările au arătat că angajații de birou petrec până la 28% din timp restabilind concentrarea. Aceasta înseamnă că un apel telefonic, un mesaj sau chiar apăsarea unui buton suplimentar este suficient pentru a mări durata unei sarcini cu o treime.

Se pare că munca va merge mult mai repede dacă îți planifici timpul cu înțelepciune și faci lucrurile unul câte unul. În același timp, calitatea va rămâne ridicată.

2. Scăderea activității creierului este o lovitură pentru creativitate

Dacă despre care vorbim despre analiști și oameni cu profesii creative, atunci nu au voie să facă mai multe sarcini. Acest lucru reduce activitatea creierului în general. În plus, gândurile și ideile emergente sunt uitate instantaneu de îndată ce o persoană își schimbă atenția. Creativitatea scade, apare o criză creativă și totul se termină cu o lovitură puternică la adresa stimei de sine.

3. Calitatea muncii și bucuriile simple sunt în pericol

Reducerea vitezei diferitelor lucrări efectuate simultan este evidentă. Dar este acest lucru cu adevărat atât de important când vine vorba de activități simple de zi cu zi? Se pare că este și important. Dacă citești, mesteci un sandviș și bei ceai în același timp, nu te vei bucura de carte, mâncare sau băutură. Tot ce va rămâne este un sentiment de nemulțumire. Făcând mai multe lucruri în același timp, nu faci nimic și te privezi de bucuriile simple ale vieții.

4. Oboseală cronică, stres și tulburări nevrotice

Când vă faceți griji pentru multitasking, nivelul general de anxietate crește. Așa te obișnuiești cu nervozitatea excesivă. Sarcinile începute, dar neterminate sunt un factor puternic de stres. Organismul reacționează cu o scădere a activității. Se acumulează mai multe restanțe, anxietatea crește și productivitatea scade. Este un cerc vicios de multitasking.

Sfaturi pentru monotasking - simplu și eficient o singură sarcină

Notează-l. Planificați în scris. Odată ce o sarcină este înregistrată pe hârtie, nu trebuie să vă gândiți la ea.

Stabilește-ți prioritățile. Faceți lucrurile în ordinea urgenței și importanței.

Luați în considerare timpul. Alocați fiecărui punct al planului exact atât timp cât este necesar pentru implementarea acestuia.

Odihnă. Planificați-vă nu numai sarcinile, ci și pauzele dintre ele.

Verifică-ți e-mailul într-un program. Acest lucru se aplică și fluxurilor de rețele sociale și mesajelor telefonice.

Dacă puteți, opriți telefonul și toate alertele audio în timp ce lucrați. Rețineți că fiecare apel crește durata sarcinii cu o treime. Îți va lua cel puțin 15 minute pentru a-ți recăpăta concentrarea. Este mai bine să finalizați sarcina, apoi să vă verificați telefonul, e-mailul și să răspundeți la mesajele importante.

Multitasking este tovarășul constant al tuturor specialisti HR. Chiar dacă funcționalitatea managerului de HR implică doar recrutarea de personal, multitasking-ul va fi prezent în orice caz. Dacă o persoană nu poate lucra în modul multitasking, va încerca să acționeze pe rând, stabilind priorități și încercând să reușească să finalizeze toate funcționalitățile necesare într-un anumit timp. Dar chestia e că la serviciu specialist HR Există un factor uman constant și cel mai probabil nu va fi posibil să se lucreze conform unui scenariu pre-planificat. Pentru a încadra ceea ce este planificat în cadrul zilei de lucru, este important să puteți lucra într-un multitasking. Să ne uităm la regulile de bază care vă vor ajuta să rezolvați cu succes această problemă.

Planificarea zilei de lucru

Voi da un exemplu de prioritizare pt specialist HR, care lucrează la locul de producție ca persoană singură.

Ocuparea posturilor vacante de „șef depozit” și „șef de tură”.
Recrutarea în masă a personalului (lucrători în producție).
Gestionarea evidențelor de personal (angajare, concediere, transfer de angajați).
Elaborarea reglementărilor locale, reglementărilor și fișele postului.
Intocmirea rapoartelor pentru management.
Elaborarea unui program de evaluare pentru personalul de linie.
Elaborarea materialelor de instruire pentru personalul de linie.
Dezvoltarea unui sistem de motivare pentru angajații din producție.
Notificarea Serviciului Federal de Migrație cu privire la admiterea lucrătorilor străini.
Desfasurarea activitatilor de adaptare pentru nou-veniti.

Pentru a stabili prioritățile corect, este necesar să se stabilească obiective pentru a atinge care sunt sarcinile angajatului. Cu cât obiectivele influențează mai puternic rezultatele afacerii, cu atât aceasta sau acea sarcină devine mai prioritară. Pe lângă stabilirea obiectivelor, este important să se evalueze riscurile cu care se confruntă organizația dacă o anumită sarcină nu este finalizată. Acești doi factori sunt decisivi în stabilirea priorităților.

Prioritizarea sarcinilor în funcție de obiective și riscuri

Sarcină	Ţintă	Riscuri	Prioritate	Starea sarcinii
Închiderea posturilor vacante „Șef depozit” și „Sef de tură”	Funcționarea neîntreruptă a sistemului de afaceri	Defecțiune dezvoltarea afacerii, pierderi financiare	Ridicat	Urgent
Recrutare în masă (lucrători în producție)	Proces de producție eficient	Defecțiune dezvoltarea afacerii, pierderi financiare	Ridicat	Urgent
Gestionarea evidențelor personalului (angajare, concediere, transfer de angajați)	Contabilitatea personalului, respectarea legislatiei muncii	Evidența personalului nesistematizat, amenzi în cazul controalelor pentru nerespectarea legislației muncii	Medie	Actual
Elaborarea reglementărilor locale, reglementărilor și fișelor postului	Reglementarea proceselor, respectarea legislației muncii	Procese nereglementate, amenzi în cazul controalelor pentru nerespectarea legislației muncii	Medie	Actual
Raportare pentru management	Furnizarea de indicatori de performanță măsurabili	Nu există riscuri semnificative	Scăzut	Actual
Elaborarea unui program de evaluare pentru personalul de linie	Identificarea angajaților incompetenți, formarea unei rezerve interne de personal	Calitatea slabă a muncii de către personalul incompetent	Ridicat	Urgent
Elaborarea materialelor de instruire pentru personalul de linie	Creșterea competenței și, ca urmare, a calității muncii angajaților	Calitatea slabă a muncii personalului necalificat	Ridicat	Actual
Dezvoltarea unui sistem de motivare pentru angajații din producție	Creșterea interesului și, ca urmare, a calității muncii angajaților	Calitatea scăzută a muncii personalului nemotivat	Ridicat	Urgent
Notificarea Serviciului Federal de Migrație cu privire la admiterea lucrătorilor străini	Conformitate legală	Amenzi pentru nerespectarea legilor privind migrația	Ridicat	Urgent
Desfasurarea activitatilor de adaptare pentru nou-veniti	Îmbunătățirea comunicării interne corporative și a calității muncii angajaților	Poate exista o creștere a cifrei de afaceri și o deteriorare a calității muncii noului angajat. Nu există riscuri semnificative	Medie	Actual

După cum putem vedea, nu există sarcini urgente în tabel, iar sarcinile curente sunt distribuite în mod egal. Atunci când vă planificați ziua, este important să dedicați maximum de timp rezolvării problemelor urgente, lăsând în același timp o mică marjă de timp pentru a rezolva problemele actuale.

Orice sarcină trebuie împărțită în procese. Chiar dacă sarcina este globală și necesită o perioadă semnificativă de timp, va fi mult mai ușor de implementat.

Învățați să comutați

Abilitatea de a comuta este necesară pentru a menține concentrarea, adică pentru a se concentra asupra sarcinii și a interesului pentru munca efectuată. Sunt acțiuni monotone care reduc stabilitatea atenției. Când treceți de la o sarcină la alta, trebuie să luați în considerare următoarele puncte:

Contrastul dinamicii procesului.
Factorul timp.

Procesul la care treceți trebuie să difere în dinamică de procesul principal: aceasta este regula cheie a muncii constructive. De exemplu, ca Director HR sunteți ocupat să dezvoltați reglementări pentru care ați alocat o anumită perioadă de timp, să zicem două ore. La jumătatea procesului, puteți trece la o altă sarcină, mai plină de viață, cum ar fi realizarea de interviuri telefonice cu candidații. De asemenea, este indicat să treci la o activitate care este mai ușoară și mai interesantă pentru tine: este mai ușoară din punct de vedere psihologic, iar comutarea, pe lângă influență constructivă pentru atenția ta, va fi percepută ca odihnă și ușurare pentru creier.

In ceea ce priveste factorul timp, trebuie remarcat faptul ca comutarea ar trebui sa fie limitata in timp, adica activitatea principala de la care ai trecut la una secundara sa ramana asa. Să presupunem că sarcina ta principală astăzi este să monitorizezi piața muncii pe nivel salariile. Ți-ai stabilit un timp limită pentru a finaliza această funcționalitate: trei ore. În fiecare oră, treceți la o altă sarcină secundară, alocând 15-20 de minute pentru a o finaliza. Astfel, vă va dura patru ore pentru a finaliza sarcina principală și câteva sarcini secundare, în loc de cele trei pe care le-ați bugetat pentru sarcina principală. Dar productivitatea ta va crește semnificativ și, pe lângă un mare bloc de muncă analitică, vei putea îndeplini o serie de responsabilități funcționale fără a pierde calitatea muncii tale.

Efectuând diferite acțiuni în același timp

Desigur, în realitate, a face mai multe lucruri în același timp este nerealist: în orice caz, faci un lucru, trecând instantaneu la altul. Dar pentru a îndeplini sarcini nesemnificative din punct de vedere al costurilor cu forța de muncă, este totuși posibil să efectuați mai multe acțiuni simultan. De exemplu, în timp ce vorbiți la telefon, puteți analiza și semna documente sau, în timp ce comunicați cu un coleg, puteți vizualiza e-mailul.

Principalul lucru este că procesele pe care le desfășurați în paralel sunt mai mult mecanice decât tactice și nu necesită efort mental semnificativ din partea dvs. Dezvoltându-vă zilnic capacitatea de a face mai multe lucruri în paralel, vă puteți crește semnificativ productivitatea și vă puteți optimiza timpul cheltuit în timpul zilei de lucru.

Neutralizarea pierderilor de timp

Devoratorii de timp, sau cronofagii, sunt un factor negativ puternic care distrage atenția unui specialist și îi ia resursele de timp. Să ne uităm la pierderi de timp tipice și moduri posibile lupta cu ei.

Rețele sociale, conținut de divertisment. Internetul în procesul de lucru ar trebui să fie folosit numai pentru muncă. Aceasta este o regulă nenegociabilă. Dacă gândim mai global, rețelele sociale sunt, în primul rând, schimbul de informații. Excesul de informații duce la stres și supraîncărcare nervoasă. La serviciu, primești deja o mulțime de informații. Și dacă adaugi la acesta fluxul nesfârșit de gunoi online pe care îl consumăm, poți pur și simplu să uiți de productivitate. Faceți o regulă să nu accesați rețelele sociale la serviciu. Fă asta în drum spre casă, seara, dacă fără rețelele sociale nu pot trece.
Apeluri personale. Comunicarea telefonică cu prietenii și familia în timpul zilei de lucru este cel mai bine menținută la minimum. În primul rând, irosești bani prețioși pe ei. orele de lucru. În al doilea rând, conversațiile personale sunt o distragere puternică a atenției, după care îți este greu să te pregătești de muncă: continui să te gândești la treburile personale și la problemele care trebuie rezolvate. În al treilea rând, vă spun un secret, astfel de conversații irită foarte mult conducerea. Aflați cum să lucrați la locul de muncă: apelurile personale și SMS-urile sunt cel mai bine lăsate pentru pauza de prânz, când puteți discuta cu calm tot ce ține de viața personală.
Oamenii cronofagi. Sunt oameni care nu muncesc singuri si nu dau altora. Vor veni, se vor uita în ochii tăi și vor începe să-și răspândească gândurile prin copac, discutând lucruri banale ore în șir. Nu încurajați vorbărea lor. Aflați cum să spuneți nu și să încheiați conversația cu tact. În caz contrar, o astfel de comunicare poate deveni regulată. Dacă vezi că un coleg abuzează de ospitalitatea ta, încheie acest dialog, sau mai bine zis, monolog, prin orice mijloace disponibile. Începeți să scrieți un e-mail. Spune o frază pentru a încheia conversația: „Te-am auzit”, „Te-am înțeles”, „Mulțumesc, totul este clar”. Consultați chestiuni urgente.

Oferă-ți odihnă la timp

Din păcate, astăzi pauzele obișnuite de odihnă au devenit foarte rare. Mâncăm, bem, ascultăm muzică fără să ridicăm privirea de pe monitorul computerului. Odihna fără întrerupere de la muncă nu este odihnă, ci satisfacerea nevoilor fiziologice. Am citit odată într-un jurnal științific că, dacă o persoană suferă de insomnie, nu trebuie să vă faceți griji: principalul lucru este să stați în pat, corpul va percepe acest lucru ca somn. La locul de muncă este la fel: dacă stăm în fața unui computer, nici măcar un prânz delicios nu va fi perceput ca odihnă: bietul nostru organism va crede că munca continuă.

Lucrul fără pauze este un factor puternic de stres. Trebuie să ieși afară cel puțin o dată la două ore, să bei ceai și să închizi ecranul monitorului. Chiar și zece minute de odihnă pot avea un efect benefic asupra unui angajat, mai ales dacă lucrează sub presiunea timpului.

Deconectarea de la serviciu după sfârșitul zilei de lucru

La fel cum vă opriți computerul la sfârșitul zilei de lucru, este important să vă puteți deconecta propriul creier de la procesul de lucru. Fără a vă opri, nu vă odihniți, derulând în mod constant prin problemele de lucru din capul dvs. care trebuie rezolvate.

Cum să uiți de problemele de muncă până la începutul următoarei zile lucrătoare? În primul rând, nu vă instruiți colegii și managerii să vă deranjeze în weekend și seara. În al doilea rând, lăsați problemele nerezolvate la locul de muncă. Notează-ți toate sarcinile și lasă-le pe birou. În acest fel, nu trebuie să păstrezi tot ce ai de făcut în capul tău. Un ultim lucru: nu-ți duce munca acasă. Dacă există o nevoie urgentă de a finaliza unele sarcini, este mai bine să vii la birou într-o zi liberă decât să lași munca în spațiul tău personal. Aflați cum să separați munca de viața personală armonia este o componentă importantă a oricărei personalități, chiar dacă acea persoană este un workaholic incorigibil și un carierist ambițios.