CONFIRM:

[Denumirea funcției]

_______________________________

_______________________________

[Numele organizației]

_______________________________

_______________________/[F.I.O.]/

„_____” _______________ 20___

DESCRIEREA POSTULUI

Secretarul șefului

1. Dispoziții generale

1.1. Această fișă a postului definește și reglementează competențele, funcționale și responsabilități de serviciu, drepturile și responsabilitățile secretarului șefului [Numele organizației în cazul genitiv] (denumită în continuare Compania).

1.2. Secretarul managerului aparține categoriei directorilor tehnici, este numit în funcție și eliberat din funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare prin ordin al conducătorului Societății.

1.3. Secretarul managerului raportează direct la [denumirea funcției managerului imediat în cazul dativ] al Societății.

1.4. În funcția de secretar al managerului este numită o persoană care are studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.

1.5. Secretarul managerului trebuie să știe:

• rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței;
• structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
• organizarea muncii de birou;
• metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
• munca de arhivă;
• dactilografiat;
• reguli de utilizare a interfoanelor;
• standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
• reguli de tastare scrisori de afaceri utilizarea formularelor standard;
• fundamentele eticii și esteticii;
• reguli de comunicare în afaceri;
• bazele organizării și managementului muncii;
• reguli pentru operarea echipamentelor informatice;
• fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
• regulamentul intern al muncii;
• regulile si regulamentele de protectie a muncii.

1.6. În activitatea sa, secretarul managerului este ghidat de:

• reglementari si materiale metodologice privind munca prestata;
• regulamentul intern al muncii;
• ordinele și instrucțiunile șefului Societății și supervizorul imediat;
• această fișă a postului;
• norme privind protecția muncii, salubritatea industrială și apărarea împotriva incendiilor.

1.7. În perioada de absență temporară a secretarului directorului, atribuțiile acestuia sunt atribuite [denumirea funcției de adjunct].

2. Responsabilitati functionale

Secretarul directorului îndeplinește următoarele atribuții:

2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului întreprinderii.

2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

2.3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.

2.4. Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către conducătorul întreprinderii.

2.5. Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului.

2.6. Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite spre execuție, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite înaintate la semnare managerului și asigură editarea lor de înaltă calitate.

2.7. Organizează convorbirile telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex, etc.), precum și mesaje telefonice, aduce informații acestuia. atenție în timp util, primită prin canale de comunicare.

2.8. La instrucțiunile managerului, el compune scrisori, solicitări și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.

2.9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

2.10. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii, luate sub control.

2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.

2.12. Oferă locului de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții favorabile muncii sale eficiente.

2.13. Tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

2.14. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.

2.15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.

2.16. Copiază documentele pe un copiator personal.

În caz de necesitate oficială, secretarul managerului poate fi implicat în îndeplinirea sarcinilor sale oficiale, ore suplimentare, în modul prevăzut de prevederile legislației federale a muncii.

3. Drepturi

Secretarul managerului are dreptul:

3.1. Solicitați conducerii Societății să acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor lor.

3.2. Îmbunătățiți-vă abilitățile.

3.3. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii Societății referitoare la activitățile acesteia.

3.4. Trimiteți propuneri cu privire la aspecte legate de activitățile dvs. pentru a fi luate în considerare de către supervizorul dvs. imediat.

3.5. Primiți de la angajații Companiei informațiile necesare desfășurării activităților lor.

4. Evaluarea responsabilității și performanței

4.1. Secretarul managerului poartă responsabilitatea administrativă, disciplinară și materială (și în unele cazuri prevăzute de legislația Federației Ruse, penală) pentru:

4.1.1. Nerespectarea sau executarea necorespunzătoare a instrucțiunilor oficiale de la supervizorul imediat.

4.1.2. Neexecutarea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcțiilor și sarcinilor atribuite cuiva.

4.1.3. Utilizarea ilegală a puterilor oficiale acordate, precum și utilizarea lor în scopuri personale.

4.1.4. Informații inexacte despre starea lucrării care i-au fost atribuite.

4.1.5. Eșecul de a lua măsuri pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile întreprinderii și ale angajaților săi.

4.1.6. Neasigurarea respectării disciplinei muncii.

4.1.7. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

4.1.8. Cauzarea de daune materiale și/sau pierderi companiei sau terților asociate cu acțiuni sau inacțiuni în timpul îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4.2. Evaluarea performanței secretarului managerului se realizează:

4.2.1. De către supervizorul imediat - în mod regulat, în cursul îndeplinirii zilnice de către angajat a funcțiilor sale de muncă.

4.2.2. Comisia de certificare a întreprinderii - periodic, dar cel puțin o dată la doi ani, pe baza rezultatelor documentate ale muncii pentru perioada de evaluare.

4.3. Principalul criteriu de evaluare a activității secretarului managerului este calitatea, completitudinea și promptitudinea îndeplinirii sarcinilor prevăzute în aceste instrucțiuni.

5. Conditii de munca

5.1. Programul de lucru al secretarului managerului se stabileste in conformitate cu reglementarile interne de munca stabilite de Societate.

5.2. Din cauza nevoilor de productie, secretarul managerului este obligat sa plece in deplasari de afaceri (inclusiv locale).

6. Dreptul de semnătură

6.1. Pentru asigurarea activităților, secretarului managerului i se acordă dreptul de a semna documente de informare și de referință asupra aspectelor incluse în atribuțiile sale funcționale.

Am citit instrucțiunile ___________/___________/ „___” _______ 20__

Descrierea postului neincluse în listă documentele necesare totuși, prezența acesteia face posibilă definirea clară a listei de drepturi și responsabilități care revin angajaților organizației, inclusiv secretarilor.

CONFIRM:
Director general
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Shirokov/Shirokov I.A./
„12” august 2014

Fișa postului de secretar

Prevederi generale

1.1. Acest document specifică funcțiile postului, atribuțiile, responsabilitățile și alte condiții de muncă ale secretarului organizației.

1.2. Funcția de secretar are dreptul de a fi ocupată de o persoană care deține un certificat de studii medii generale absolvite și a absolvit suplimentar o pregătire profesională specială sub formă de cursuri, cu vechime în muncă de cel puțin șase luni.

1.3. Numirea și demiterea unui secretar are loc în modul stabilit de actualul Cod al Muncii al Federației Ruse, printr-un ordin separat al șefului organizației.

1.4. Directorul organizației acționează ca supervizorul imediat al secretarului

1.5. In caz de absenta de la locul de munca, secretarul trebuie inlocuit cu un salariat aprobat prin ordin special al conducatorului intreprinderii.

1.6. Secretara trebuie sa stie:

— Fundamentele dreptului muncii și drept civil RF;

— Structura întreprinderii, personalul de conducere, inclusiv șefii de departamente;

— Reguli de păstrare a înregistrărilor;

— Reguli de ortografie, gramatică, stil, punctuație și alte secțiuni ale limbii ruse scrise necesare pentru redactarea competentă și executarea documentației de afaceri;

— Formulare unificate, obligatorii, mostre, modele de documente administrative;

— Fundamentele organizării proceselor de muncă;

— Etica, bazele comunicării și stilului de afaceri, incl. conducerea negocierilor, redactarea scrisorilor, codul vestimentar etc.;

— Reguli, metode de lucru cu echipamente informatice și de birou, inclusiv cunoașterea programelor aplicate de calculator (Word, Excel etc.);

— Norme și reguli aprobate privind protecția muncii, securitatea și reglementările interne.

Responsabilitati functionale

2.1. Lista funcțiilor postului unui secretar include următoarele sarcini:

— Furnizarea la timp a funcționării neîntrerupte a biroului directorului;

— Întocmirea unui program de întâlniri de afaceri, conferințe, întâlniri și alte evenimente ale managerului, organizarea acestora;

— Organizarea călătoriilor de afaceri pentru manager, incl. achiziționarea biletelor, închirierea spațiilor, transportul etc.

— Negocieri pe probleme de actualitate cu șefii diviziilor structurale, transmiterea tuturor informațiilor necesare de la aceștia către directorul întreprinderii, precum și comunicarea ordinelor directorului către angajați;

— Colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor solicitate către manager;

— Monitorizarea executării ordinelor managerului trecute în jurisdicția secretarului;

— Organizarea și susținerea convorbirilor Skype și telefonice ale managerului, primirea și trimiterea de mesaje fax, în lipsa managerului la locul de muncă - primirea informațiilor transmise acestuia și aducerea acesteia șefului;

— Achiziționarea de rechizite de birou pentru manager;

— Monitorizarea funcționării echipamentelor de birou, luarea de măsuri în timp util în cazul avariilor și avariilor;

— Efectuarea documentelor interne și externe legate direct de manager (întocmire ordine, instrucțiuni, scrisori, contracte etc.)

— Organizarea de evenimente corporate, vacanțe, seminarii de formare etc.

— Primirea și trimiterea scrisorilor;

— Primirea documentelor și declarațiilor personale de la angajații organizației spre aprobarea managerului;

— Organizarea procesului de primire a vizitatorilor care nu sunt angajați ai întreprinderii;

— Participarea la adunările generale și conferințe;

- Bunăvoință, stare de spirit pozitivă, creând un microclimat favorabil în echipă.

Drepturi

Secretarul are următoarele drepturi:

3.1. Cere condiții de muncă care să contribuie la creșterea productivității muncii sale (inclusiv furnizarea de modele îmbunătățite de echipamente de birou, respectarea standardelor de organizare a locului de muncă etc.);

3.2. Solicita si primeste documente, certificate, comenzi, instructiuni legate direct de activitatile sale;

3.3. Interacționează cu șefii de departamente, șefii diviziilor structurale și managementul superior pentru a rezolva problemele legate de activitatea organizației;

3.4. Să fie reprezentant al întreprinderii în alte organizații, atât guvernamentale, cât și comerciale, în toate problemele care intră în competența acesteia;

3.5. Participarea la cursuri de perfectionare;

3.6. Refuzați îndeplinirea sarcinilor de serviciu dacă ceva îi amenință viața sau sănătatea la locul de muncă.

Responsabilitate

Responsabilitatea secretarului (strict în cadrul legislației în vigoare) este prevăzută pentru apariția următoarelor situații:

4.1. Calitatea proastă sau îndeplinirea intempestivă a funcțiilor profesionale, precum și refuzul complet de a lucra;

4.2. Refuzul de a îndeplini instrucțiuni, sarcini, întrebări, instrucțiuni și ordine ale managerului;

4.3. Furnizarea intenționată și sistematică de informații false sau incomplete cu privire la activitatea sa;

4.4. Atitudine neglijentă față de asigurarea măsurilor de protecție a muncii, a reglementărilor interne și a siguranței, precum și lipsa acțiunii reale atunci când acestea sunt identificate de alți angajați;

4.5. Încălcarea deliberată a disciplinei muncii în lipsa unor motive întemeiate și a documentelor care să confirme existența acestora.

4.6. Nesupunere.

Conditii de munca

5.1. Programul de muncă și odihnă al secretarului este prevăzut în regulamentul intern al muncii;

5.2. Sunt posibile călătorii de afaceri (pentru a însoți managerul), atât în ​​interiorul orașului, cât și în alte regiuni.

Semnătura dreapta

6.1. Secretarului i se acordă dreptul de a semna documente legate direct de activitatea sa.

DE ACORD
Șef departament HR
SRL „Vânzări cu ridicata de consumabile”
Semenov/Semenov R.A./
„12” august 2014

AM CITIT INSTRUCȚIUNILE
Vederkina Anna Valerievna
Secretar al SRL „Comerț cu ridicata a consumabilelor”
Pașaport 7685 Nr 975849
Eliberat de Departamentul Afacerilor Interne al districtului Leninsky din Perm
14.09.2012 cod departament 123-425
Semnătura Vederkina
„17” august 2014

FIȘIERE

De ce ai nevoie de o fișă a postului?

Acest document este la fel de important atât pentru secretar însuși, cât și pentru conducerea companiei. Pe de o parte, se precizează clar funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească angajatul, regulile și legile pe care trebuie să le cunoască, procedura de numire și demitere a acestuia, precum și drepturile sale etc. Pe de altă parte, același document permite angajatorul să coordoneze munca subordonaților și să gestioneze eficient procesul de producție.

Destul de des, atunci când apar conflicte, dispute și dezacorduri, fișele postului devin documente semnificative din punct de vedere juridic și capătă forță probatorie. De aceea, nu trebuie să tratați cu nepăsare pregătirea fișelor de post, trebuie să notați cu atenție și atenție fiecare articol.

Reguli de bază pentru întocmirea fișei postului pentru un secretar

Nu există un formular unic, obligatoriu pentru fișa postului de secretar, așa că îl puteți întocmi folosind un șablon gata făcut sau puteți dezvolta un document la propria discreție. Atunci când întocmește un document, merită să ne amintim că, la diferite întreprinderi, secretarii pot îndeplini diferite funcții, dar activitatea lor principală ar trebui să fie aceeași.

Versiunea standard, cea mai comună a fișei postului secretarului include patru secțiuni:

• „Dispoziții generale”
• „Responsabilitățile locului de muncă”
• „Drepturi”
• "Responsabilitate".

Cu toate acestea, dacă se dorește sau este necesar, documentul poate fi extins pentru a include și alte elemente (de exemplu, „Alte condiții”, „Dreptul de semnare”, etc.).

Documentul este de obicei scris într-un singur exemplar - este semnat și de angajatul pentru care se întocmește, precum și de șeful de departament și de directorul organizației, dar dacă există mai multe secretare, puteți tipări fișa postului în numărul necesar de exemplare. Fiecare dintre ele trebuie să aibă, de asemenea, semnături originale și, dacă este necesar, corectate astfel încât să nu existe dublarea acelorași responsabilități.

Întocmirea unei fișe de post pentru o secretară

Capac

În partea de sus a instrucțiunilor, în partea din dreapta sus, trebuie rezervat un loc pentru aprobare de către șeful întreprinderii. Aici trebuie să completați doar câteva rânduri: poziția sa ( director general, director), denumire companie, prenume, prenume, patronim și lăsați spațiu pentru o semnătură cu transcriere. Apoi numele documentului este scris în mijlocul rândului.

Secțiunile principale încep cu a doua parte.

Prevederi generale

În prima secțiune numită „Dispoziții generale”În primul rând, se notează ceea ce se va discuta în acest document, apoi procedura de numire și eliberare din funcție a secretarului, căruia îi raportează exact, precum și cerințele de calificare pe care trebuie să le îndeplinească (specializare, studii, cursuri suplimentare etc. ), și sunt indicate vechimea necesară și experiența de muncă.

Apoi, aceeași secțiune enumeră toate legile, regulamentele, regulile, ordinele cu care secretarul trebuie să fie familiarizat: standarde și forme de documente adoptate în organizație, reguli de păstrare a evidenței, cunoaștere a echipamentelor de birou etc. Mai jos trebuie să scrieți cine îl înlocuiește pe secretar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă (fără a indica numele anumitor angajați).

Responsabilitatile secretarului

Următoarea secțiune „responsabilități funcționale” se referă la atribuţiile ce urmează a fi îndeplinite de secretar. Acestea trebuie descrise cât mai detaliat posibil, în paragrafe separate, în conformitate cu nevoile companiei și ținând cont de timpul de lucru al angajatului.

Drepturi de secretar

Capitol „Drepturi” cuprinde inițiativele și puterile pe care secretarul are dreptul să le folosească pentru cele mai eficiente activități. De obicei, aceasta include posibilitatea interacțiunii sale cu alte divizii structurale ale companiei, precum și cu managementul.

Responsabilitatea secretarului

In sectiunea "Responsabilitate"Încălcările pentru care secretarul poate face obiectul unei pedepse disciplinare sub formă de privare de bonus, mustrare, mustrare sau chiar concediere ar trebui precizate cu precizie. Într-unul dintre puncte, se poate observa că măsurile aplicate respectă cadrul legii și Codul Muncii al Federației Ruse.

Conditii de munca

În secțiunea a cincea din fișa postului de secretar, intitulată „Condiții de muncă”, în ce se încadrează, aceste condiții sunt determinate (de exemplu, de reglementările interne ale muncii), precum și unele caracteristici - de exemplu, călătorii de afaceri, programe de schimb etc.

Semnătura dreapta

Ultima secțiune a acestui document cuprinde un singur punct, și anume, definește documentele pe care secretarul are dreptul să le certifice cu semnătura sa.

După completarea cu atenție a fișei postului, aceasta trebuie convenită cu angajatul care răspunde de respectarea regulilor și reglementărilor prevăzute în fișa postului a secretarului (acesta poate fi șeful secretariatului, șeful departamentului de personal etc. .). Aici trebuie să introduceți poziția sa, numele companiei, numele de familie, prenumele, patronimul și, de asemenea, să certificați toate acestea cu o semnătură cu o transcriere.

În continuare, indicăm date oficiale și personale despre angajat: nume, prenume, patronim, funcția, din nou numele organizației, datele pașaportului, semnătura și data revizuirii documentului. Nu este necesar să puneți o ștampilă, deoarece documentul face parte din fluxul de documente intern al organizației.

Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat. Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37 clasifică funcția de secretar al managerului ca executant tehnic.

SECRETARUL este un asistent executiv responsabil cu suportul documentelor pentru activitățile unui manager, unei unități structurale sau ale organizației în ansamblu, lucrând independent, fără control direct din partea managerului, luând decizii și exprimând judecăți asupra problemelor de competența sa.

Asociația Internațională a Secretarilor

O secretară calificată eliberează până la 30% din timpul de lucru al managerului, oferă informațiile necesare fiecărui al patrulea vizitator și rezolvă în mod independent până la jumătate din toate întrebările telefonice

Dar sarcinile și funcțiile profesionale ale unui secretar sunt în mare măsură determinate de direcția și specificul activităților organizației, cultura corporativă a acesteia, stilul de lucru al managerului și alți factori.

Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați conține caracteristicile de calificare ale următorilor angajați de la secretariat:

dactilografe;

secretar-dactilograf;

secretarul managerului;

secretar-stenograf;

administrator;

secretar stiintific.

Fiecare caracteristică de calificare inclusă în Manual este un document normativ care reglementează conținutul funcțiilor îndeplinite de angajat.

Conformitatea unui angajat cu cerințele de calificare este o condiție necesară, dar nu suficientă pentru a lui munca eficienta. În funcție de domeniul de activitate al organizației, cultura corporativă a acesteia, structura organizatorică, dimensiunea, stilul de management, lista responsabilităților funcționale ale secretarului poate fi diferită, iar implementarea lor eficientă necesită nu numai un nivel adecvat de cunoștințe profesionale, ci și anumite abilități, abilități, afaceri și calitati personale.

Secretar într-o organizație comercială

În structurile comerciale moderne nu există o împărțire clară a secretarilor după calificare, așa cum se prevede în Manualul de calificare, iar termenul „secretar” este folosit pentru a se referi la secretari la diferite niveluri.

Piața muncii pentru secretare este reprezentată astăzi de posturi precum secretar de telefon, secretar de recepție; secretar de birou; secretar asistent; secretar-grefier; director de birou (administrator); secretar-traducător; asistent (secretar personal) al managerului; seful secretariatului.

Să luăm în considerare principalele responsabilități și cerințe ale postului pentru aceste categorii de lucrători.

Secretara e la telefon. Responsabilitățile principale ale locului de muncă includ răspunsul și redirecționarea apelurilor telefonice și primirea de faxuri. O secretară telefonică trebuie să cunoască regulile de bază ale convorbirilor telefonice, să vorbească bine și să poată folosi echipamente de birou. O cerință suplimentară este să ai o voce plăcută.

În companiile străine și firmele rusești care lucrează cu clienți străini, o poziție similară în natura muncii poate fi numită secretar de recepție. Pe lângă răspunderea la apeluri telefonice, responsabilitățile ei includ întâlnirea cu clienții și organizarea negocierilor. Una dintre principalele cerințe pentru candidații pentru acest post vacant este cunoștințele limba straina la un nivel conversațional bun.

Secretarul șefului (biroului) îndeplinește o cantitate destul de semnificativă de sarcini: primirea apelurilor telefonice, întâlnirea cu clienții, efectuarea lucrărilor de birou, furnizarea biroului cu rechizite și consumabile de birou. Secretarul managerului trebuie să cunoască sistemul de documentație de management, eticheta în afaceri și să poată folosi un computer, programe de calculator și resurse de internet.

Responsabilitățile postului secretarului asistent, pe lângă cele enumerate mai sus, includ planificarea timpului de lucru al managerului, pregătirea și organizarea întâlnirilor și îndeplinirea sarcinilor importante. În acest sens, asistentul secretarului trebuie să aibă o bună cunoaștere a domeniului de activitate al companiei și al echipei sale de conducere, și să poată lucra cu sisteme informatice și juridice.

În companiile mari se introduce adesea funcția de manager de birou (administrator), ale cărui responsabilități includ rezolvarea tuturor problemelor de asigurare a funcționării biroului (achiziționarea de rechizite de birou și consumabile, organizarea curățeniei spațiilor), gestionarea curierilor și secretarelor, monitorizarea respectării programelor de lucru etc. Un manager de birou trebuie să cunoască elementele de bază ale marketingului, managementului, organizării producției, să fie capabil să organizeze munca de birou, să pregătească prezentări și negocieri. Bune abilități organizatorice sunt obligatorii.

Funcția de secretar-traducător este asigurată în companiile care desfășoară activitate economică externă activă. Pe lângă fluența unei limbi străine, un specialist trebuie să aibă cunoștințe de terminologie specială, capacitatea de a facilita negocierile, stăpânirea tehnică de interpretare și traducere și capacitatea de a însoți un manager în călătoriile de afaceri în străinătate. Cunoașterea etichetei în afaceri este o cerință obligatorie.

Asistentul managerului (secretarul personal) urmărește executarea instrucțiunilor, deciziilor, respectarea reglementărilor interne de muncă, ajută managerul să formuleze decizii constructive, organizează întâlniri și negocieri și planifică și organizează ziua de lucru a managerului. Un asistent manager trebuie să aibă cunoștințe în domeniul managementului, documentație suport pentru management și trebuie să cunoască elementele de bază ale organizării muncii, economie și tehnologie. Cerințe suplimentare sunt compatibilitatea psihologică cu managerul și cunoașterea regulilor de etichetă.

Funcția de șef al secretariatului se introduce, de regulă, în firmele mari cu un personal de cel puțin 5-8 secretare în birou. Principalele responsabilități ale postului sunt plasarea, organizarea, coordonarea activității secretarilor și controlul activităților acestora. În unele companii, responsabilitățile postului de șef de secretariat sunt parțial combinate cu funcțiile de administrator (șef de birou).

ÎN ultimii aniîn contextul noilor realități economice și sociale au început să se formeze cerințe integrate pentru secretari. De fapt, mulți angajatori încep să solicite angajaților să îndeplinească standardele profesionale internaționale. Baza standardelor profesionale din Europa și SUA este standardul ISO-9000 - pe acesta se bazează sistemele de management al calității, în centrul căruia se află un angajat certificat.

Fiecare caracteristică de calificare inclusă în director este un document normativ care reglementează conținutul funcțiilor îndeplinite de salariat.

În structurile comerciale moderne nu există o împărțire clară a secretarilor după calificare, așa cum se prevede în directorul de calificări, iar termenul „secretar” este folosit pentru a se referi la secretari de diferite niveluri.

Piața muncii pentru secretari este reprezentată astăzi de posturi precum secretar de telefon, secretar de recepție, secretar de birou, secretar auxiliar, secretar de birou, director de birou, secretar traducător, asistent executiv, șef de secretariat.

Reglementarea legală a activității secretarului se realizează cu ajutorul fișelor postului. Fișa postului secretarului este întocmită pentru a acoperi întreaga gamă de drepturi și responsabilități profesionale a acestui angajat. Acesta definește drepturile și responsabilitățile sale de muncă, precum și responsabilitatea pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcției sale de muncă.

Importanța fișei postului de secretar este foarte mare. În primul rând, este necesar să se evite încălcările legislației muncii și să se precizeze atribuțiile angajatului specificat, deoarece conține cerințele de bază pentru secretar în legătură cu cunoștințe speciale, cunoștințe ale legii, anumite metode și mijloace pe care secretarul trebuie să fie capabil. pe care să-l folosească în îndeplinirea îndatoririlor sale oficiale.

Fișa postului secretarului are o formă specifică. În același timp, atunci când o dezvoltă, angajatorul ar trebui să se bazeze pe reglementările privind unitatea structurală a organizației. Fișa postului și reglementările privind unitatea structurală sunt documente interdependente care se completează reciproc. Această relație se poate observa în faptul că responsabilitățile fiecărui secretar decurg din sarcinile și funcțiile unității structurale a organizației în sine.

Fișa postului se întocmește pe un formular general. Textul fișei postului secretarului include următoarele secțiuni:

1) „Dispoziții generale”;

2) „Funcții”;

3) „Responsabilitățile postului”;

4) „Drepturi”;

5) „Responsabilitate”.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că eficient colaborare Relația dintre manager și secretară este posibilă doar dacă între ei există încredere reciprocă deplină. Această încredere se bazează pe unitatea de vederi, o înțelegere comună a scopurilor și obiectivelor muncii, pasiunea pentru muncă, dorința de a obține o eficiență ridicată a organizației, suficientă formare profesională, diligența și seriozitatea secretarului, asimilarea stilului de lucru individual al managerului, capacitatea de a înțelege și prezice cursul gândurilor sale și logica judecății, respect reciproc.

De asemenea, factori importanți pentru succesul muncii unui secretar personal sunt capacitatea de a se comporta cu oamenii și capacitatea de a crea o impresie care crește autoritatea managerului. Secretarul ar trebui să fie o verigă importantă în sistemul de contacte al managerului său, asigurând o comunicare eficientă și adoptarea la timp a măsurilor necesare. Secretarul este reprezentantul personal al managerului său, iar îndeplinirea acestui rol cheie necesită capacitatea de a face o impresie favorabilă angajaților organizației și reprezentanților altor companii. Rolul secretarului managerului, așa cum este definit în broșura Asociației Europene a Secretarilor Profesionali, este de a cunoaște esența activităților managerului său și de a putea prelua o parte semnificativă a acestei activități.

Pentru a defini clar responsabilitățile postului de secretar, trebuie să știi despre cine vorbim exact. La urma urmei, poate fi privit din mai multe unghiuri. Cunoscut, de exemplu, este un secretar-asistent ca angajat de birou, un secretar general ca șef (șef) al unei anumite organizații, un secretar de stat ca funcționar public, un secretar ca persoană diplomatică, un secretar al managerului ca angajat și alte opțiuni. Cel mai adesea, atunci când menționează această funcție, se referă la un angajat care îndeplinește sarcini (misiuni) atât ale directorului întreprinderii, cât și ale șefilor individuali ai diviziilor sale structurale. Se pare că responsabilitățile postului secretarului în acest caz se reduc la îndeplinirea unor sarcini unice pentru a rezolva probleme organizatorice și tehnice.

Ce trebuie să știe și să facă o secretară

În fiecare zi, secretarul trebuie să îndeplinească următoarele funcții:

1. Primește informații de la subordonați pentru a le transmite managerului.
2. Organizați comunicațiile telefonice pentru manager. În lipsa lui, primiți informații și apoi aduceți-o la cunoștința directorului.
3. Primiți și păstrați înregistrări ale mesajelor telefonice.
4. Creați condiții pentru munca normală a managerului: monitorizați nevoia de papetărie și echipamente de birou.
5. Asistență la organizarea întâlnirilor și întâlnirilor de producție. Informați participanții despre data, locul și ora evenimentului. Colectează materialele necesare, asigură prezența celor prezenți și întocmește procesele-verbale ale ședinței.
6. Efectuați munca de birou la întreprindere. Pentru a face acest lucru, secretarul trebuie să primească, să sistematizeze corespondența primită și să o trimită spre examinare de către conducere. Apoi, pe baza vizei impuse, predați actele executorilor împotriva semnăturii. Secretarul include, de asemenea, controlul asupra progresului, calendarului și rezultatelor implementării acestora.
7. Efectuează tipărirea și reproducerea documentelor.
8. Organizați primirea vizitatorilor la șeful companiei și, dacă este posibil, creați condiții pentru rezolvarea promptă a problemelor.

Pentru a îndeplini aceste îndatoriri aparent simple ale unei secretare, un angajat trebuie să știe:

• întreaga conducere a întreprinderii și diviziile sale structurale;
• statutul, personalul și structura întreprinderii, profilul acesteia, perspectivele de dezvoltare și specializarea;
• documente de reglementare pentru o evidență adecvată;
• reguli de utilizare a echipamentelor de birou și de comunicații;
• VTR, SSM, norme de securitate la incendiu și de salubritate industrială;
• reguli de organizare a muncii la locul de muncă;
• acte normative și juridice, ordine, rezoluții, reglementări privind planificarea, contabilitatea și managementul calității lucrărilor efectuate.

Specificul funcționarului

Dacă despre care vorbim despre o specializare mai specifică, mai restrânsă, atunci situația este oarecum diferită. Luați, de exemplu, titlul postului în sine definește în mod clar aspectul muncii prestate. De obicei, fiecare întreprindere are deja o fișă a postului, care conturează domeniile de activitate ale unui specialist în management de birou. Dacă nu există o astfel de instrucțiune, atunci este mai bine să o creați. Pentru a face acest lucru, ar trebui să utilizați directorul de calificare, care conține mostre aproximative. După aceasta, versiunea standard trebuie modificată în raport cu o anumită organizație, ținând cont de specificul și caracteristici interne. În general, îndatoririle unui secretar-grefier ar trebui să includă în mod clar 3 domenii principale:

1. Lucrați cu corespondență. Primirea, procesarea folosind metode moderne și trimiterea la timp.
2. Menținerea corectă a documentației interne.
3. Înregistrare, contabilitate strictă și transfer de documente în arhivă pentru păstrare.

Caracteristicile muncii referentului

Unele întreprinderi introduc o poziție care include o gamă largă de responsabilități: de la „birou de informații” la „asistent director”. Un astfel de specialist trebuie să aibă cunoștințe versatile și o bună stăpânire a situației. Responsabilitățile postului secretarului asistent au fost ușor extinse din cauza creșterii puterilor. În general, aceasta este munca obișnuită a unui secretar, dar cuvântul „referent” face câteva completări la lista standard. În special, secretarul asistent poate primi în mod independent vizitatori pe anumite probleme. Deținând anumite informații, el este capabil să ia decizii în mod independent. În plus, asistentul execută instrucțiuni responsabile de la manager cu privire la activitate economică organizații (întreprinderi). Uneori, asistentul secretarului este însărcinat cu sarcini. Acest lucru se face numai atunci când volumul total de muncă îi permite să îndeplinească sarcini suplimentare.

Secretarii sunt angajați, fără a căror participare, cunoștințe și aptitudini este dificil să se asigure munca coordonată a unei entități economice. Gama de responsabilități ale unui secretar este destul de largă. Merită să vă familiarizați cu ele pentru a vă face o idee despre semnificația acestei profesii în realitatea modernă.

Caracteristicile profesiei de secretar și cerințele pentru angajat

Această muncă nu necesită doar ca o persoană să fie organizată, sociabilă și adunată, dar îi poate promite și perspective excelente de carieră. De exemplu, pe viitor poate conta pe un post de angajat al departamentului etc.

Principalele cerințe pentru acest specialist sunt următoarele:

1. Studii medii, superioare;
2. experiență de lucru;
3. Cunoștințe de utilizare a calculatorului și capacitatea de a lucra cu echipamente de birou;
4. Cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
5. Cunoașterea unei limbi străine (deseori engleză).

De asemenea, mulți angajatori se concentrează pe calitățile personale ale unei persoane (amabilitate, receptivitate, punctualitate), atitudinea sa față de cele mai mici detalii, capacitatea sa de a face față unei game largi de responsabilități și sarcini și aspectul său plăcut.

Salariile specialiștilor variază de la 15.000 de ruble la 40.000 de ruble. Depinde de volumul de muncă și de situația financiară a organizației în sine.

Există mai multe specializări principale ale unui secretar:

• Asistent manager;

Responsabilitățile postului de secretar al managerului

Numirea și eliberarea din funcție a acestui salariat poate interveni numai prin ordin al managerului în subordinea căruia se află. Ordinul mai prevede oficial, căruia îi sunt delegate atribuțiile de secretar al managerului pe perioada absenței acestuia de la serviciu.

În activitățile sale acest angajat este ghidat de:

• acte juridice de reglementare la nivel federal și regional;
• Carta si regulamentele interne locale;
• prevederile fișei postului.

Atribuțiile secretarului directorului includ:

• asigurarea activitatilor administrative si administrative ale managerului (sistematizarea si structurarea tuturor materialelor necesare pentru aceasta);
• asigurarea managerului cu tot ceea ce este necesar pentru lucru - echipamente organizatorice deservibile, rechizite de birou;
• pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de manager;
• organizarea unei călătorii de afaceri pentru manager (rezervarea biletelor și rezervărilor la hotel);
• redactarea cererilor si scrisorilor in numele superiorilor;
• organizarea primirii vizitatorilor (dacă este necesar, întâlnirea și plasarea oaspeților);
• preluarea apelurilor primite, înregistrarea informațiilor primite și transferarea acestora către manager;
• primirea cererilor și depunerea acestora spre semnare către manager;
• transferul de informații de la management la utilizatorii finali (interpreți specifici, parteneri, clienți);
• controlul calendarului și calității executării de către angajații întreprinderii a comenzilor și instrucțiunilor din partea conducerii;
• efectuarea de lucrări de copiere și duplicare de orice complexitate și volum;
• menținerea comunicării operaționale cu alte companii (atât guvernamentale, cât și comerciale), și persoane fizice pe probleme legate de activitățile directe ale întreprinderii.
• eliberarea certificatelor necesare privind vechimea în muncă a angajaților, precum și despre salariile acestora.

De asemenea, secretarul trebuie să îndeplinească sarcini oficiale individuale ale superiorului său imediat.

Pe lângă responsabilități, acest specialist are și drepturi. El poate:

Secretarul managerului este responsabil pentru:

• încălcări ale reglementărilor interne ale muncii și ale normelor de siguranță;
• nerespectarea ordinelor, regulamentelor și altor acte locale;
• neîndeplinirea atribuțiilor prevăzute în fișa postului;
• intocmirea documentelor care se prezinta managerului spre semnare;
• dezvăluirea informațiilor care i-au fost încredințate.

Responsabilitățile postului de secretar de serviciu

Funcționarul este cu un pas mai jos decât asistentul. Dar acest lucru nu îi micșorează gama de responsabilități.

Astfel, responsabilitățile postului unui secretar-grefier includ:

Multe dintre sarcinile care sunt atribuite unui funcționar pot fi îndeplinite și de secretarul managerului, dar merită clarificat faptul că funcționalitatea acestuia este mult mai largă. Acest lucru se datorează, în primul rând, necesității de a asigura activitățile de management ale managementului.

Un funcționar, ca orice alt specialist, are o serie de drepturi, în special:

• dreptul de acces la informațiile necesare activităților sale;
• dreptul de a certifica anumite documente cu propria semnătură;
• dreptul de a vă familiariza cu documentele, precum și cu deciziile luate de conducere cu privire la gama de responsabilități oficiale ale acestora;
• dreptul de a-și apăra interesele.

Pentru a vă angaja pe postul de secretar trebuie să compuneți corect formularul de înscriere. Este important să indicați toate avantajele dumneavoastră profesionale principale, calitățile personale și, bineînțeles, experiența de lucru relevantă. De asemenea, puteți descărca un CV adecvat de pe Internet, îl puteți completa și trimite unui potențial angajator pentru a fi luat în considerare.