УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)

, студентка факультета Бизнеса, группа 34-01э

научный руководитель,

Этапы взаимодействия организации с подотчетным лицом:

1) Ввод информации о подотчетном лице в справочник Физические лица

В программе нет отдельного справочника, в котором хранится информация о подотчетных лицах. Для этой цели используется справочник Физические лица . Для удобства работы в данном справочнике рекомендуется создать группу Сотрудники, в которую вносится вся информация о подотчетных лицах. Введем информацию о подотчетном лице (рис.1).

· для того чтобы открыть справочник Физические лица , выберите раздел Справочники на панели инструментов слева, затем нажмите на Физические лица раздела Зарплата и кадры ;

· для ввода информации о подотчетном лице нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна справочника. На экране появится окно для внесения данных о новом физическом лице;

Рис. 1. Элемент справочника Физические лица

В поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество физического лица. Также вводится иная информация о личных данных физического лица: дата рождения, пол, место рождения, данные паспорта, различные коды ИНН, ИФНС и прочее.

2) Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу

При выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу необходимо оформить документ Расходный кассовый ордер (РКО) . Для примера зарегистрируем выдачу подотчетной суммы в размере 2500.00 рублей на покупку канцелярских товаров (рис.2).

· для создания РКО, щелкните мышью на кнопке Выдача Выдача наличных ;

· в поле Вид операции выберите из списка значение Выдача подотчетному лицу ;

· в поле Сумма введите сумму выданных из кассы денежных средств;

· в поле Получатель выберите из справочника Физические лица необходимого сотрудника организации, которому выдаются деньги под отчет;

· в поле Основание укажите цель, на которую выдается подотчетная сумма;

· щелкните мышью на кнопке Записать , которая располагается над полем Вид операции.

При проведении документа в этом случае формируется проводка: Дт 71.01 Кт 50.01-выдача денежных средств подотчетному лицу.

Рис. 2. Окно документа Выдача наличных

Данный документ позволяет получить печатную форму РКО:

· для формирования и вывода на экран печатной формы документа нажмите на кнопку Расходный кассовый ордер (КО-2) со значком печати справа. На экране появится окно печатной унифицированной формы КО-2 (рис.3).

· для печати документа предназначена кнопка Печать , расположенная слева над документом.

Рис. 3. Окно печатной формы документа РКО

Работник расходует денежные средства организации на поставленные цели, после чего обязан в течение трех рабочих дней представить Авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы. Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом.

· чтобы создать документ Авансовый отчет , заходим в раздел Банк и касса , пункт Авансовые отчеты . В форме списка нажимаем кнопку Создать . Откроется форма нового документа. В документе отражаются сумма полученного аванса, назначение аванса, оформляются бухгалтерские записи по представленным отчетным документам, в качестве приложений вносятся первичные документы, представленные подотчетным лицом .

Форма документа «Авансовый отчет» имеет четыре закладки. Сначала нужно выбрать подотчетное лицо из справочника Физические лица или, если подотчетное лицо еще не внесено, то тогда добавить новое. На вкладке Авансы указывается документ, по которому выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:

Выдача наличных;

Списание с расчетного счета;

Выдача денежных документов.

· первая закладка Авансы служит для отражения полученных авансов. Так как мы уже создали РКО, то нужно щелкнуть мышью на кнопку Добавить под вкладкой авансы и выбрать нужный РКО из списка (рис.5).

Рис. 5. Окно документа Авансовый отчет

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту выданную сумму приобрела:

Бумага для печати – 6 упак. по 200 руб.;

Картридж для принтера – 1 шт. 1300 руб.

· вкладка Товары используется для внесения приобретенных товарно-материальных ценностей (рис.6).

Рис. 6. Окно документа Авансовый отчет, вкладка Товары

После проведения документа, можно увидеть, какие проводки делает авансовый отчет в «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (рис.7).

Рисунок 7. Окно операций по документу Авансовый отчет

· на вкладке Оплата отражается информация о наличных суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки;

· вкладка Прочее предусмотрена для отражения информации о командировочных расходах, оплаты общехозяйственных нужд и пр. К командировочным расходам можно отнести билеты на самолет, поезд, расходы на бензин, а также суточные. На вкладке нужно ввести дату документа (или расхода), номер и сумму расхода.

Если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки, тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ «Счет-фактура полученный». Допустим, что мы отправили в командировку другого сотрудника на 3 дня с 19 по 21 ноября . Суточные определены в размере 700 руб. в день. Расходы на проезд составили 7080 руб. (в т. ч. НДС 18%). Авансовый отчет будет выглядеть следующим образом (рис.8):

Рис. 8. Окно документа Авансовый отчет. Вкладка Прочее

6) Возврат неиспользованных денежных средств

Возврат неиспользованных денежных средств оформляется в двух случаях. Во-первых, если подотчетное лицо вообще не использовало выданные денежные средства. В этом случае нужно составить Приходный кассовый ордер на всю сумму выданных ранее денежных средств. Второй вариант, если сотрудник частично использовал выданные средства, тогда оставшиеся денежные средства возвращаются в кассу предприятия по документу Приходный кассовый ордер, а на сумму использованных средств оформляется Авансовый отчет. Предположим, что израсходовала 2400 руб. из ранее выданных 2500 руб. Составим Авансовый отчет на сумму 2400 руб. (Рис.9) и ПКО на сумму 100руб (рис.10).

Рис. 9. Окно печатной формы документа Авансовый отчет

· для оформления возврата неиспользованных денежных средств в кассу нужно выбрать раздел Банк и Касса , далее – Кассовые документы . Для создания ПКО щелкните мышью на кнопке Поступление , расположенной слева над списком кассовых документов. На экране появится окно документа Поступление наличных ;

· в открывающемся списке Вид операции выберите позицию Возврат от подотчетного лица ;

· в поле Сумма вводится сумма денежных средств, неизрасходованная подотчетным лицом и возвращенная в кассу;

· в поле Подотчетное лицо и Принято от указывается сотрудник организации, возвращающий неизрасходованные денежные средства. Также заполняются остальные поля документа: основание, приложение, счет учета.

Проведенный документ формирует следующую проводку:

Дт 50.01 Кт 71.01-поступление денежных средств от подотчетного лица в кассу

Рис. 10. Окно документа ПКО при возврате неизрасходованных средств

7) Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств.

Если сотрудник потратил больше, чем получил из кассы, то на потраченную сумму выписывается документ Авансовый отчет, а на сумму превышения авансового отчета формируется еще один документ – Расходный кассовый ордер. В данном случае выбирается вид операции Выдача наличных подотчетному лицу. В поле сумма указывается недостающая сумма, которая будет выдана подотчетному лицу .

Заключение. Изучив процесс учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), можно отметить, как и положительные, так и отрицательные моменты. Так, например, в программе поддерживаются расчеты с подотчетными лицами наличными через кассу и через банк с использованием платежных карт , что очень удобно. К плюсам также можно отнести то, что при проведении документа Авансовый отчет автоматически оприходуются все ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом; погашается задолженность перед поставщиками за счет подотчетных средств; списывается задолженность с подотчетного лица. Но есть несколько моментов, которым программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) не уделила должного внимания, и которые следует учитывать:

Во-первых, в программе не предусмотрен автоматический контроль над расчетами с подотчетными лицами, который мог бы предотвратить выдачу следующего аванса, в то время как подотчетное лицо не погасило задолженность по предыдущему авансу. Поэтому перед принятием решения о выдаче аванса следует проверить, не числится ли за подотчетным лицом задолженность. Во-вторых, при проведении документа Авансовый отчет автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат по командировке.

В целом, с уверенностью можно сказать, что программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) предлагает удобные решения для ведения документации и отчетности по подотчетным лицам.

Список литературы

1. , Минитаева учетного процесса в комплексных информационных системах // Славянский форум. 2015. № 4 (10). С. 27-33.

2. Минитаева -коммуникационные технологии как инструмент экологического регулирования вредных веществ в атмосферу // Славянский форум. 2015. № 2 (8). С. 194-200.

3. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.

4. , Степанова подходы к автоматизации процессов бюджетирования коммерческой организации// Лизинг. 2015. №8 . С. 32-37.

5. Минитаева современной системы государственного финансового контроля в Российской государственности // Вестник Российского экономического университета им. . 2015. № 6 (84). С. 88-93.

6. Степанова учетно-аналитических процедур и их отражение в корпоративных информационных системах // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 2-1. С. 138.

7. Степанова системы управления предприятием // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457.

8. Минитаева математических методов контроля влияния загрязняющих веществ на окружающую среду // Успехи современного естествознания. 2016. № 2. С. 48-52.

9. , Неделькин учетно-аналитические системы на производственном предприятии реального сектора экономики // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457-458.

10. , Межаков моделирование на примере прогнозирующей модели надежности с использованием искусственных нейронных сетей // Ученые записки Российского государственного социального университета. 2014. № 2 (124). С. 25-29.

11. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.

Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0 ведется путем отражения операций по выдаче авансов и списанию расходов на командировку либо прочие хознужны. В статье пошагово разберем расчеты с подотчетными лицам в 1С: выдача аванса в наличной и безналичной форме, отражение задолженности, формирование авансового отчета, возврат неиспользованных средств в кассу.

Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции

Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.

Если рассматривать процедуру пошагово, то:

• на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
• после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок – 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
• бухгалтер отражает расходы в учете;
• если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот – бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.

Общий порядок учета подотчетных сумм – в инфографике ниже:

Выдача аванса наличными

На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя бухгалтер отражает операции по выдаче средств под отчет сотруднику – наличными или через кассу.

Для начала рассмотрим выдачу наличных средств под отчет. Для этой операции используется меню «Касса», в котором формируется документ «Расходный кассовый ордер».

Выбрав позицию «Расходный кассовый ордер», бухгалтер нажимает «+» (Добавить), после чего на экране появляется выпадающий список, позволяющий выбрать необходимую операцию (Выдача подотчетному лицу).

После выбора операции бухгалтер указывает ФИО сотрудника, которому будут выданы подотчетные средства, а также сумма выдачи. При этом подотчетную сумму необходимо внести вручную, а ФИО сотрудника – выбрать из справочника «Физлица». Прочие реквизиты расходного кассового ордера заполняются автоматически.

Сформировав документ, бухгалтер нажимает кнопку «Провести» и формирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. На основании проводки сумма денежных средств, учтенная в кассе, автоматически уменьшается на сумму подотчетных средств, которая подлежит выдаче.

Перечисление подотчетной суммы на карту сотрудника

Если организация перечисляет подотчетную сумму на банковскую карту сотруднику, то для отражения операции в 1С бухгалтер использует меню «Банк», журнал «Банковские выписки», в котором формирует документ «Списание с расчетного счета».

Добавив документ «Списание с расчетного счета», бухгалтер выбирает тип операции «Перечисление подотчетному лицу». Во вновь открывшемся окне необходимо заполнить следующие реквизиты:

• сумма денежных средств, подлежащая перечислению сотруднику (поле «Сумма»);
• ФИО подотчетного лица из справочника «Физические лица» (поле «Подотчетное лицо»);
• ФИО сотрудника из справочника контрагенты (поле «Получатель»);
• реквизиты банковского счета сотрудника из карточки «Счета и договоры» (поле «Счет получателя»);
• назначение платежа вручную (Выплата аванса на командировочные расходы/хознужды на основании приказа №__ от «_» ___ __г).

После проведения документа в учете формируется проводка Дт 71.01 Кт 51, остаток средств на расчетном счете уменьшается на размер выданной подотчетной суммы.

Задолженность по подотчетным суммам

Проверка сумм, выданных сотрудникам под отчет, осуществляется путем формирования оборотно-сальдовой ведомости. Форма позволяет контролировать суммы, отраженные по счету 71 в разрезе подотчетных лиц (по ФИО сотрудников).

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

• На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
• Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
• Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
• На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

Для регистрации аванса подотчетному лицу следует ввести новый документ «Аванс подотчетному лицу». «Расчеты - Расчеты с подотчетными лицами - Аванс подотчетному лицу». Зарегистрируем новый документ.

Заполним дату и выберем сотрудника. Нажмем на кнопку «ОК» для того чтобы нам стала доступна вкладка «Авансовый отчет». После этого откроем документ заново. Заполним вкладку «Авансовый отчет». Кассовые документы выдачи и возврата денежных средств подотчетному лицу.

Из Авансового отчета мы можем как добавить новый документ, так и выбрать существующий. Добавим существующий документ по кнопке «добавить». Выберем документ, отражающий выдачу денежных средств подотчетному лицу.

В нашем случае это будет «Расходный кассовый ордер». Выберем ранее созданный документ. Далее заполним «Вид движения» - в нашем случае это будет «Выдача аванса».

Далее спустимся ниже и заполним табличную часть «Документы расходов, произведенных подотчетным лицом». По аналогии с документом выдачи денежных средств добавим документ отражающий произведенные расходы подотчетным лицом.

В рамках нашего примера деньги из кассы были взяты под отчет для оплаты установки кондиционера в микроавтобус организацией ООО "Тис-Авто". Отразим это в нашем авансовом отчете с помощью ранее введенного документа «Оплата через подотчетное лицо». Проведем документ по кнопке "ОК". После этого мы можем вывести на печать печатную форму авансового отчета.

3687

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 , работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

• с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• с командировочными расходами;
• с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов ().

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

_____________________________________________________________________

АО «Лютик»

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

В целях приобретения хозяйственных товаров

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

_________________________________________________________________________

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами ()».

В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Фрагмент Положения:

АО «Лютик»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Приложение №1

Д.И. Лютиков

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

• с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
• Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
• Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Приказ должен содержать следующие сведения:

• дата;
• фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
• сумма аванса;
• срок, на который перечисляется аванс;
• подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника ().

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.