Помимо того что время от времени проверку соблюдения кассовой дисциплины может проводить обслуживающий банк (такое право предоставлено ему законодательно), руководителю предприятия также рекомендуется контролировать наличные денежные средства компании. Комплексная проверка кассы Предположим, что вы решили проверить, каким образом поступали и расходовались наличные деньги вашего предприятия в прошлом месяце. Первое, что для этого нужно сделать, – это спросить у вашего бухгалтера, сколько раз, когда и какие суммы наличных денег он получал в банке, из каких других источников поступали наличные деньги и какой остаток был в кассе на начало и на конец месяца. Суммы, полученные бухгалтером в банке, можно проверить путем просмотра банковских выписок за прошлый месяц (как отмечалось выше, желательно, чтобы каждый день бухгалтер предоставлял руководителю копию банковской выписки). При этом нужно обращать внимание на то, какие суммы комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание банк списывает со счета предприятия при получении каждой суммы. Обычно сумма полученных наличных денег и сумма комиссионного вознаграждения находятся в банковской выписке рядом. После этого нужно попросить у бухгалтера, чтобы он представил вам приходный кассовый ордер на каждую полученную в банке сумму. Причем отрывной корешок приходного кассового ордера в данном случае должен храниться в папке с банковскими документами (а именно – с платежными поручениями), поскольку он является документом, подтверждающим факт списания денежных средств со счета в банке. Сам приходный ордер – это документ, подтверждающий факт поступления в кассу предприятия наличных денежных средств. Печать на приходном кассовом ордере и на отрывном корешке приходного кассового ордера должна совпадать. Суммы, указанные в приходном кассовом ордере и на отрывном корешке, должны также быть идентичными и совпадать с соответствующими позициями банковской выписки и кассовой книги. Рекомендуется проверить правильность написания этих сумм прописью. Затем следует проверить поступления денежных средств из других источников (при наличии таковых). Подобными источниками могут являться: выручка от реализации товаров, работ и услуг за наличный расчет, возврат неизрасходованных подотчетных сумм, поступление наличных денег от контрагентов в счет погашения задолженности и др. Во всех случаях следует проверить правильность оформления приходных кассовых ордеров, а также отражение соответствующих сумм в кассовой книге. После того как вы закончили проверять поступление наличных денежных средств, нужно посчитать итоговую сумму прихода за проверяемый месяц, а затем попросить бухгалтера принести вам ведомость или журнал-ордер по кассе и сверить полученную сумму прихода с суммой, указанной в ведомости (журнале-ордере). Далее можно приступать к проверке расходования наличных денежных средств. Документом, подтверждающим выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия, является только расходный кассовый ордер. Некоторые руководители в силу недостаточности знаний ошибочно полагают, что выдачу наличных денег из кассы может подтвердить, например, копия чека из магазина или платежная ведомость на выдачу заработной платы. Это заблуждение: указанные документы являются подтверждением факта расходования наличных денег, но не выдачи их из кассы. На итоговую сумму, которая указана в платежной ведомости по заработной плате, выписывается отдельный расходный кассовый ордер; в нем в качестве получателя денег выступает бухгалтер или кассир, который будет выплачивать деньги сотрудникам предприятия. Итак, попросите бухгалтера принести вам все расходные кассовые ордера за проверяемый период времени. Если бухгалтер по каким-то причинам не может этого сделать, знайте: здесь что-то не так. Расходный кассовый ордер должен обязательно оформляться в момент выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Любые отклонения от этого правила с точки зрения действующего законодательства рассматриваются как нарушение кассовой дисциплины, а за это предусмотрены достаточно суровые санкции, которые могут быть наложены не только на работников бухгалтерии, но и на руководителя, а также на само предприятие. Все расходные ордера должны быть сложены в хронологическом порядке. В первую очередь следует обратить внимание на дату выдачи денежных средств, указанную в ордере: соответствует ли она проверяемому периоду. Затем посмотрите, кто указан в качестве получателя денежных средств по расходному кассовому ордеру. Является ли этот человек сотрудником предприятия? Если нет, уточните у бухгалтера, кому и на каком основании были выплачены денежные средства по данному документу. В расходном кассовом ордере должны бытьы обязательно указаны паспортные данные получателя. В принципе, при наличии желания и возможности их можно проверить. Если у вас есть хороший знакомый в органах внутренних дел, то можно попросить у него уточнить, действительно ли владельцем такого-то паспорта является такой-то человек; правда, официально такую информацию вам никто не предоставит. При отсутствии нужного знакомства можно попытаться самостоятельно найти данные об этом человеке или его паспорте. Сумма денежных средств, выданная по расходному кассовому ордеру, должна быть написана цифрами и прописью, четко и разборчиво. Сумму прописью должен написать получатель наличных денежных средств, после чего поставить дату получения денег (кстати, обратите внимание на дату – число, месяц и год) и расписаться. Один из важнейших реквизитов расходного кассового ордера – это цель выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Следует сопоставить получателя денежных средств, указанного в документе, и цель, для которой выданы денежные средства: не исключено, что вы обнаружите интересные факты. Например, довольно странной выглядит ситуация, когда наличные деньги для приобретения оперативной памяти для компьютера выдаются грузчику со склада, а деньги для покупки тяжелого аккумулятора для грузовика – обаятельной хрупкой девушке, которая работает офис-менеджером в отделе продаж. В данных случаях налицо несоответствие получателя денежных средств и цели, на которые эти средства выдаются, поэтому следует подробно расспросить бухгалтера, чем вызвана такая ситуация. Если определенный расходный кассовый ордер вызвал у вас какие-либо вопросы, следует пригласить бухгалтера и попросить его представить оправдательные документы на указанную сумму. В качестве таких документов могут выступать кассовые чеки или копии чеков, платежная ведомость на выдачу заработной платы, авансовый отчет командированного сотрудника и т. д. Сумма, указанная в каждом расходном кассовом ордере, должна быть отражена в кассовой книге. При сверке ордеров с кассовой книгой следует также обращать внимание на соответствие дат. После того как вы проверили расход наличных денежных средств, следует самостоятельно посчитать общую сумму расхода за месяц и сверить ее с отраженной в ведомости либо журнале-ордере по кассе. Разумеется, эти суммы должны совпадать; в противном случае нужно потребовать у бухгалтера подробных объяснений. В заключение проверки нужно взять сумму остатка наличных денежных средств на начало месяца, добавить к ней сумму прихода наличных денежных средств за проверяемый месяц, которую вы рассчитали и сверили с бухгалтером раньше, вычесть сумму расхода наличных денег за месяц и результат сверить с остатком по кассе на конец проверяемого месяца (сумму остатка можно увидеть в кассовой книге, а также в ведомости или журнале-ордере по кассе). Если суммы сошлись – все в порядке. В противном случае у вас должны возникнуть серьезные претензии к бухгалтеру. Кстати, не стоит забывать, что отрицательного остатка наличных денежных средств в кассе быть не может в принципе. Бывает так, что некоторые особо наглые бухгалтеры пытаются доказать директору, что «в современной бухгалтерии все возможно, в том числе и отрицательное сальдо по кассе». Мол, остаток отрицательный потому, что такой-то контрагент не заплатил вовремя или какой-то сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Помните: для фиксирования непогашенной задолженности или чего-то подобного в бухгалтерском учете предназначены совершенно другие счета, а в кассе отражается исключительно присутствие (или нулевой остаток) наличных денежных средств. Поэтому от бухгалтера, который пытается доказать руководителю, что отрицательный остаток по кассе – это нормально, нужно избавляться как можно скорее.

1С:Бухгалтерия
1С:Зарплата и управление персоналом

Мечта едва ли не любого руководителя – найти надёжного бухгалтера, благодаря которому можно не вникать в бухучёт. Но совсем не контролировать деятельность бухгалтера нельзя. Являясь одной из ключевых фигур компании, бухгалтер может нанести существенный урон её деловой репутации - и в глазах партнёров, и в глазах глазах контролирующих органов. О том, как с помощью достаточно простых инструментов на постоянной основе контролировать состояние дел бухгалтерии, порталу сайт рассказала Татьяна Золотых, руководитель компании «1С-ПраТоН».

Доверяй – и проверяй

Во многих компаниях работа рядового персонала контролируется тщательнее, чем деятельность бухгалтера. А ведь он – один из ключевых фигур в любой организации. И от его работы зависит наличие или отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и бизнес-партнёров.

Проверить менеджеров, кладовщиков, снабженцев, да и любого другого сотрудника можно практически сразу после приёма на работу. Возможность оценить деятельность бухгалтера возникает далеко не всегда и не сразу.

Внешне может быть, что документы в порядке, отчётность сдана, налоги заплачены. Но потом оказывается, что налоги заплатили не те или не по тем реквизитам, а отчётность сдали не ту или не сдали вовсе.

Выявить возникающие или давно возникшие проблемы в этой сфере помогает аудит. Но директор или собственник далеко не всегда готовы его заказывать. В таких случаях они руководствуются следующей логикой: «Если больших проблем в моей бухгалтерии нет, получается, что деньги на аудит будут потрачены зря. Зачем мне нужна аудиторская проверка, если у меня есть грамотный главный бухгалтер, которому я плачу нормальные деньги?». В результате аудит не производится, и серьёзные проблемы продолжают до поры до времени оставаться невидимыми.

Основная причина внештатных и кризисных ситуаций в бухгалтерии компании – безоговорочное доверие директора к своему бухгалтеру

Причины этого безусловного доверия приводятся следующие: «Наш бухгалтер такая милая женщина – она не может обмануть», «Бухгалтер - настоящий профессионал, и даст фору любому аудитору». Но если эта уверенность основана, к примеру, на рекомендациях знакомых – есть риски необъективной и некорректной оценки.

Иногда руководитель считает, что он находится в курсе бухгалтерских дел. Как правило, он ведёт отдельный от бухгалтерии учёт приходов и расходов, сам подписывает в клиент-банке каждый платёж. При этом бухгалтер не только ведёт документооборот компании по сделкам, но и производит расчёт налогов и зарплат, выполняет другие бухгалтерские функции. При такой схеме два информационных пространства, директора и бухгалтера, разъединены. И директор может вообще не представлять, что же на самом деле происходит в бухгалтерии.

Для того чтобы эффективно контролировать работу бухгалтера, программа «1С:Бухгалтерия» предоставляет руководителю достаточно простые инструменты. Освоив их, можно получать объективную картину об эффективности или неэффективности бухгалтера.

Семь простых способов контроля работы бухгалтерии

I . Проверять состояние расчётов с контрагентами

Это позволит убедиться, что бухгалтер в полном объёме регистрирует приходы, расходы и оплаты. Также проверяются их отражения в учёте хозяйственных операций. При качественной работе бухгалтера должны быть проведены все оплаты, а также все необходимые документы по поступлению товаров, работ и услуг.

Руководителю рекомендуется раз в месяц отслеживать задолженность контрагентов. Для этого в программе «1С:Бухгалтерия» в разделе «руководителю» достаточно сформировать отчёт о задолженности покупателей и поставщиков. Программа показывает, что было по взаиморасчётам на начало и конец периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. Учитываются и авансы – отработанные и неотработанные. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке документов.

Особое внимание руководителю следует обратить на старые долги, а также на «странных» контрагентов. К «старым» долгам относятся те, по которым за весь отчётный период не было никакого движения. Чем старше долг – тем сложнее его истребовать. Также возможна ситуация, при которой долга уже нет, но по нему не проведены документы

В «1С:Бухгалтерии» есть также механизм проверки контрагентов. Он позволяет узнать, в каком состоянии находится контрагент, действителен ли его КПП. Если КПП уже неактуален, то, возможно, компания находится в стадии ликвидации. Эта информация приходит напрямую с портала налоговой инспекции.

Документы, которые вызывают опасения в отношении контрагента, программа выделяет красным цветом. Это значит, что контрагент либо в стадии реорганизации, либо у него какие-то реквизиты заполнены неправильно, либо он уже не числится в реестрах налоговой инспекции.

Если у компании есть платежи несуществующему контрагенту, то при подаче декларации по НДС налоговая инспекция пришлёт требование о проверке этих платежей. И в дальнейшем это может обернуться штрафными санкциями.

II . Проверять движение денег по расчётному счёту

Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.

Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки платёжек. Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.

Кейс из опыта . Бухгалтер самовольно перечислила себе сумму с расчётного счёта предприятия, имея на руках право первой подписи. Она объяснила это тем, что руководитель её не ценит и мало платит. И она решила выдать себе премию, чтобы тем самым «восстановить справедливость».

На конец отчётного периода нужно проверить в программе «1С:Бухгалтерия» остаток по расчётному счёту. Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. А за непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с пунктом 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ предусмотрена специальная ответственность банка. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.

Приходные суммы, поступление которых не ожидалось, также могут быть интересны руководителю. Им далеко не всегда нужно радоваться, а их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Может быть так, что бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от неё безналичные деньги. Далее он снимает эти средства наличными в банке, забирает своё вознаграждение и оставшуюся сумму передаёт по назначению (чаще всего возвращает обратно в стороннюю организацию).

Но ведь снятые наличные деньги нужно провести и через кассу. Если относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или командировочные расходы, то более-менее крупную сумму списать сложнее.

III. Проверять кассу

С наличными деньгами персонал зачастую обращается весьма вольно. Их можно потратить здесь и сейчас, а оправдательные документы подложить завтра или никогда. Если к кассе имеют доступ какие-то сотрудники, они способны взять деньги «в долг» и не вернуть их. К тому же именно на этом «участке» наиболее часто бывают проверки налоговой инспекции (так называемая «проверка кассовой дисциплины»). И штрафы за нарушения правил суровы - начинаются от 40 000 рублей.

Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И минуса в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах

Директору предприятия иногда говорят, что «в современной бухгалтерии всё возможно», в том числе и отрицательное сальдо по кассе. Остаток может быть отрицательным потому, что контрагент не заплатил вовремя или сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Но никакого минуса в кассе быть не может. Иначе это означает, что потрачено больше денег, чем было в наличии.

Одна из наиболее частых ловушек, в которые организацию загоняют главные бухгалтеры – отсутствие договоров займа. Когда образуется кассовый разрыв, владелец обычно вносит свои личные средства. Бухгалтер их приходует, отправляет на расчётный счёт и использует по назначению. В этих случаях необходимо оформить договор займа, иначе его отсутствие может вскрыться в самый неподходящий момент.

Для возврата долга не может использоваться розничная выручка из кассы. По инструкции сначала эти деньги должны поступить на расчётный счет компании. И потом, оформив их как целевой расход на погашение займа, можно эти деньги снять или перевести на карточку. За нарушение этого порядка можно получить штраф от контролирующих органов.

Если производилась выдача денег «под отчёт», обязательно должны быть авансовые отчёты. Это достаточно сложный документ, требующий бухгалтерских знаний. Но руководитель всегда может проверить, подписывал он эти отчёты или нет. Также нетрудно посмотреть, какие чеки и на какие расходы туда приложены. Один из бухгалтеров, например, прикладывала к отчёту чеки за маникюр и бензин для личного автомобиля. На вопрос директора бухгалтер сказала: «Ну я же на работу езжу!». Директор был удивлён, когда узнал, что эта статья расходов учитывалась в деятельности его компании в течение полутора лет.

Многие предприятия уходят от кассы и переводят все расчёты в безналичную форму. Это перспективная и удобная форма, когда любые деньги (зарплату или «под отчёт») сотрудник получает на карту. Для расходования корпоративных денег персонал может использовать корпоративные подотчётные карты. В этом случае контролировать оборот наличных не придётся вообще.

IV. Проверять склад

Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять. Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.

Самый главный «сигнал» – отрицательные остатки – можно проверить удобным отчётом. В «1С:Бухгалтерии» в разделе «Склад» есть отчёт «Контроль отрицательных остатков». Если сформировать его за определённый период, можно избежать ситуаций, при которых товар продан, но не оприходован бухгалтерией. Иначе это приведёт к завышению налогов: сумма расхода, потраченная на покупку товара, не будет вычтена из налогооблагаемой базы.

Остальные складские остатки можно проверить по оборотно-сальдовой ведомости. В ней можно увидеть следующие моменты.

Материалы покупаются, но не списываются . Это бывает, когда документы от поставщика передаются в бухгалтерию. А накладную, по которой эти покупки относятся в расходы и уменьшают на эту сумму налогооблагаемую прибыль, бухгалтер не проводит.

Товары покупаются, но списываются не так, как есть, а так, «как надо» . То есть «проводится» не весь расход или не весь приход. В этом случае на конец периода возникают остатки, не обеспеченные физическим наличием товара на складе. При налоговой проверке компания не сможет предъявить товар, который числится в отчётности.

V . Проверять расчёты по налогам

Часто бывает, что справка из налоговой инспекции, по которой проводится сверка взаиморасчётов, не соответствует тем данным, которые отражаются в бухгалтерском учёте. Данные бухучёта предоставляются в контролирующие органы в конце года, и там всё равно заметят это несоответствие.

Случается, что по налогам есть либо задолженность, либо переплата. Бухгалтер, не желая разбираться с предыдущей историей платежей, считает налоги в текущем периоде без учёта переплат или задолженностей прошлых периодов. Возникает расхождение, которое со временем растёт и накапливается. В результате оно превращается в требование из налоговой инспекции.

Проконтролировать эту ситуацию несложно - нужно проверить в оборотно-сальдовой ведомости сальдо на конец периода. Эта сумма должна совпадать с платёжкой, что происходит далеко не всегда.

Есть ещё одна особенность работы с налоговой. Чем больше времени проходит с момента переплаты того или иного налога, тем менее охотно налоговая возмещает переплату. Если переплата возникла ранее, чем 3 года назад, вернуть её почти невозможно. Но если существует долг по уплате налога любого срока, налоговая будет его требовать

Суммы в налоговых требованиях стоит сверять с платёжкой, которую подписывают по банку. Эта сумма должна совпадать с налоговой декларацией. Во всех декларациях есть строка «сумма уплаты налога за текущий период». И этот остаток должен совпадать с декларацией, если у компании нет никаких переплат или задолженностей. Если есть несовпадения, это повод задать вопрос бухгалтеру о переплатах или задолженностях.

Кейс из опыта . ООО работает на общей системе налогообложения. Директору нравилось, что бухгалтер всегда «грамотно» считает сумму налогов, и та сумма, которую она предоставляет, вполне соответствует его ожиданиям. На практике это происходило так. Бухгалтер считал налоги к заданному периоду, приносил расчёт директору, который просил «сделать» там другую сумму. Бухгалтер исправляла расчёт и приносила отчёт с нужным результатом.

Когда «1С:БухОбслуживание» запустило акцию по бесплатному экспресс-аудиту, клиент заказал эту услугу. В результате выяснилось, что ОКВЭДы пяти крупнейших поставщиков не соответствовали статьям затрат, проведённых бухгалтером. Директор про этих «поставщиков» ничего не знал. Один из контрагентов и вовсе был ликвидирован. Оказалось, что «нужная» сумма налога «подгонялась» бухгалтером за счёт грубых ошибок в учёте.

VI . Проверять соблюдение законодательных норм

Чтобы их проверить, их надо знать. Но владеть всеми законодательными тонкостями сложно даже юристу. И здесь на помощь приходит сама программа «1С:Бухгалтерия». Нужно нажать всего на две кнопки для того, чтобы программа сама проверила соблюдение законодательных норм.

Технические ошибки можно увидеть с помощью экспресс-проверки в разделе «Отчёты». Она контролирует общее положение дел с точки зрения законодательства по каждому участку учёта: и по бухгалтерскому учёту, и по кассе, и по ведению книги покупок и продаж.

Если есть счета с отрицательными остатками, которых по закону быть не должно, то программа об этом сообщит. Она покажет, в каком периоде, по какому счёту и где именно образовался отрицательный остаток.

Программа проверяет и отсутствие отрицательных остатков по кассе. Она сообщит, в каких днях есть ошибки и на какую сумму. Также она просигнализирует о нарушении лимитов по расчётам наличными с контрагентами: с кем и на какую сумму.

Третий момент, который можно проверить – хронологическая последовательность поступления приходных и расходных кассовых ордеров. Это тоже законодательное требование.

VII . Проверять расчёт налогов текущего периода

В программе «1С:Бухгалтерия» видно, сколько начислено налогов, а также все ли расходы учтены при расчёте налогооблагаемой базы и что именно забыл включить бухгалтер. Благодаря этому можно понять, насколько бухгалтер аккуратен и заинтересован в том, чтобы предприятие не переплачивало лишние налоги.

Остаётся лишь проверить сумму налогов и сопоставить её с ожиданиями. Не погружаясь в особенности и нюансы налогового кодекса, руководитель может сам с достаточной степенью точности оценить величину налоговых выплат. По простейшей формуле можно подсчитать «ожидания по налогам» и сопоставить их с теми данными, которые предоставил бухгалтер.

В разделе «Учёт, налоги, отчётность» по каждому налогу есть отчёт. При упрощённой системе это анализ состояния налогового учёта. Если речь идёт об общей системе, то в программе содержатся расчёты по НДС и по налогу на прибыль. Из них можно увидеть основные суммы по ключевым хозяйственным операциям: поступления, выручка, возвраты, траты и т.д. После этого становится видна разница между доходами и расходами. Эта сумма (если речь идет об упрощёнке) и будет облагаться налогом.

Также можно проверить, все ли расходы принял во внимание бухгалтер. Отчёт показывает сумму, которая осталась непризнанной при расчёте налогооблагаемой базы. Это сумма расходов, которые забыл учесть бухгалтер в своих налоговых расчётах. Фактически на эту сумму может быть уменьшена налогооблагаемая база.

Кейс из опыта . Небольшое предприятие при увеличении оборотов пригласило бухгалтера. Его посоветовали друзья. До этого компания вела бухгалтерию своими силами, чтобы сэкономить. С появлением бухгалтера владелец по-прежнему вносил банк в программу «1С:Бухгалтерия» сам. Документы выписывал менеджер. Внешне с точки зрения владельцев компании всё выглядело стабильно и нормально. Но когда через 10 месяцев пришло требование из ФНС и был заблокирован счёт, оказалось, что бухгалтер сдавала нулевые отчёты.

Руководителю она объяснила это тем, что у неё «слетела программа». Из-за чего отчётность не формируется, а заведомо неправильные отчёты она сдавать не может. По рекомендации бухгалтера директор открыл ещё одну компанию, и спустя полгода получил ту же историю с нулевыми декларациями. В результате пришлось нанять нового бухгалтера и всё начинать сначала.

Но главной потерей стала деловая репутация компании. Когда проводилась сверка взаиморасчётов с контрагентами, было очень много негатива со стороны поставщиков. Компании (вместе с сотрудниками «1С») пришлось потратить много усилий, чтобы восстановить репутацию.

P.S.

Описанными выше способами можно «замерить температуру» в бухгалтерии предприятия. Подобная диагностика позволяет понять, всё ли хорошо с учётом финансов, или нужно «вызывать врача». Если вдруг обнаруживаются какие-то тревожные моменты, и их хотелось бы проверить внимательней, можно воспользоваться услугами спасателей из «1С», заказав бесплатный

Приветствую, уважаемые читатели блога. На прошлой неделе я проводила вебинар по ошибкам в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0, их поиску и исправлению. Полная запись вебинара доступна в конце этой статьи. А сегодня я хочу разобрать часть из разделов вебинара и поговорить про ошибки по кассе в 1С Бухгалтерия 8 и их исправление.

Для осуществления проверки кассовых операций в программе можно использовать «Экспресс-проверку». Найти ее можно в разделе Отчеты- Еще – Экспресс-проверка.

В открывшемся окне устанавливаем период проверки и нажимаем на кнопку «Показать настройки». Затем устанавливаем флажки на всех пунктах проверки операций по кассе. Если вам нужно проверить выборочно, устанавливайте флажки только на нужные пункты.

Например, если планируете проверить только соблюдения лимита по кассе, устанавливайте флажок «Соблюдение лимита остатков денег в кассе», а остальные снимайте.

Я установила все флажки, чтобы сделать полную проверку по кассе.

Отсутствие непроведенных кассовых документов

При проверке программа смотрит, есть ли непроведенные документы по кассе в вашей базе. Непроведенные – это значит без сформированной проводки. То есть сам документ сделан, сохранен, но на кнопку «Провести» вы, почему-то не нажали.

Необходимо выяснить, что это за документ или документы (их перечень показывается в самой проверке) и определить, что с ними делать дальше. Провести, если вы забыли это сделать или удалить, если документы уже вам не нужны.

Отсутствие отрицательных остатков по кассе

Данная ошибка может возникать, если вы забыли провести какой-то документ на приход, у вас задвоился какой-то расходный документ, ввели документы с неправильной датой или указали в документах не правильную сумму.

Соблюдение остатка наличных денег в кассе

При этой проверке программа проверяет соответствует ли лимит фактическим остаткам на счете 50. С 2012 года предприятия рассчитывают лимит самостоятельно. Затем эту сумму необходимо внести в программу, что была возможность выполнять проверку по соблюдению остатка наличных денег в кассе.

Для этого в разделе «Главное» переходим в пункт «Настройки» выбираем «Реквизиты организации» нажимаем на Еще и выбираем «Лимиты остатка кассы».

По кнопке создать заносим сумму и указываем дату.

Теперь программа сможет проверить соответствие остатков на счете 50 рассчитанному лимиту.

Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами

С 21.07.2007 такой лимит составляет 100 000 рублей. Программа проверит соответствие и если есть ошибки, покажет предупреждение.

Соблюдение нумерации ПКО

Здесь программа проверяет соблюдение нумерации приходных кассовых ордеров, в программе этот документ называется «Получение наличных».

Соблюдение нумерации РКО

В этом пункте осуществляется проверка нумерации расходных кассовых ордеров, в программе этот документ называется «Выдача наличных».

Все документы должны быть пронумерованы в хронологическом порядке с начала года.

Но если вы вносили какой-то документ предыдущим числом, могут возникнуть ошибки в нумерации, как на картинке.

Перенумерацию можно сделать сразу из экспресс-проверки, нажав на синюю гиперссылку «Автоматическая перенумерация документов».

Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам

По правилам нельзя выдавать деньги, если работник еще не отчитался по предыдущим суммам. Если такая ошибка возникла, нужно проверить занесены ли в программу документы на возврат неиспользованных средств в кассу, а также авансовые отчеты.

Отсутствие передач подотчетных суммы от одного лица к другому

Здесь программа проверяет, не передавались ли подотчетные суммы от одного работника к другому. Если такие операции имели место, будут показаны ошибки.

Выдача денег по отчет только работникам организации

В данному пункте проверяется является ли лицо, которому выдавались деньги в подотчет работником организации, есть ли приказ на прием данного работника. Ошибки могут появляться, если на работника не оформлен приказ, либо он оформлен, но не проведен. Или в приказе указана неправильная дата. Например, сотрудник принят на предприятие 01.10.2017, а в приказе указано 01.11.2017. А деньги в подотчет выдавались уже в октябре. В этому случае необходимо исправить дату приказа.

Вот такие ошибки по кассе в 1С Бухгалтерия 8 могут быть выявлены при использовании экспресс-проверку. Не забывайте проводить такую проверку, чтобы вовремя выявлять и исправлять ошибки.

Присоединяйтесь к

Как правильно работать с кассой?

Кассовый порядок: сверяем остаток по кассе. Кто обязан вести кассовую книгу? В каком порядке начать рабочую смену на ККТ? Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе?

Вопрос: Никто не может четко и конкретно ответить на вопросы по работе с онлайн-кассой.Не могу понять как теперь можно сверить остаток по кассе, и какая сумма должна в ней находится. В отчетах по кассе не видно остатка, прихода и расхода. Касса фактически обнуляется при закрытии и в ней, получается средств нет. У нас всегда есть остаток в кассе - разменная монета в сумме 100000 рублей, з/п выдаем всегда из кассы. Получается хотели сделать выемку из кассы на аванс, а пишет, что нет такой суммы в наличии(в кассе есть только средства за текущий день, а нужно, естественно больше). Кассовики утверждают что теперь нет понятия касса, есть только онлайн-касса (передача чеков в ФНС) и больше ничего. В личном кабинете Такскома тоже видно только движение по дням, никаких остатков ни на начало, ни на конец дня., а эти функции должны быть настроены в кассовом аппарате. При этом кассовую книгу вести не нужно, но кассу то сводить все равно нужно. Какой-то бардак в кассовом учете получается. Если раньше проверяющие могли снять остатки по кассе и выявить излишки(что было очень чревато) или недостачу, то теперь полный бесконтроль. Как правильно работать с кассой - делать ли каждый день выемку из нее и можно ли ее складывать в сейф, а потом раз в месяц сдавать в банк и, можно ли, из суммы в сейфе выдавать зарплату, аванс, подотчет? Или же нужно каждый день носить деньги в банк.. Может, нужно каждый день, при открытии смены, делать взнос всего остатка по кассе и тогда можно будет делать вынос на зарплату и т.д., а при закрытии смены делать вынос или нет. В общем, ничего не понятно. Никто ничего сказать толком не может.

Ответ: Кассовую книгу вести нужно. кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы.

Касса - подразделение организации, выполняющее операции с наличными деньгами. Различают операционные и центральные (главные) кассы. Операционные кассы (их может быть несколько) предназначены для непосредственных расчетов с клиентами. Они выполняют операции по приему (выдаче) наличных денег и ведут их первичный учет. Центральная (главная) касса обеспечивает хранение и сводный учет наличных денег в целом по организации. Сведения о движении и остатках денежных средств в центральной (главной) кассе отражаются в бухучете на счете 50 «Касса».

То есть касса, где стоит онлайн ККТ в данном случае будет операционной. А главная касса, куда Вы сдаете деньги по окончании смены. В кассовом аппарате в конце смены может оставаться только величина разменного фонда, если он выдается не каждый день, а на определенный срок (неделю, месяц).

главной кассы приказом руководителя .

главной кассы , отразите в по форме № КО-5 .

Кассовые аппараты позволяют регистрировать операции, которые не связаны с продажами или возвратом денег покупателю. Поэтому для контроля движения наличных в денежном ящике ККТ используйте нефискальные операции: «Внесение денег» и «Выплата денег».

Если разменный фонд выдается ежедневно, то в конце смены всю выручку (все деньги, которые есть в кассовом аппарате) нужно извлечь и сдать в главную кассу. Составить на сумму выручки ПКО и внести записи в кассовой книге.

Если разменный фонд выдан на определенный срок, то сумма разменного фонда может быть оставлена непосредственно в кассовом аппарате. Выручку сдают в главную кассу, о чем делают запись в кассовой книге.

Наличную выручку от реализации можно расходовать на выдачу зарплаты и денег в подотчет.

Обоснование

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)

Кто ведет кассовую книгу

Кто обязан вести кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы.* Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов и 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Какая ответственность предусмотрена за неполное отражение денежных операций в кассовой книге

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию. Если у организации есть обособленные подразделения и нарушение выявлено в нескольких обособках, штраф выпишут на каждое подразделение (письмо ФНС России от 17 августа 2017 № СА-4-20/16322).

Все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги - значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами - ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 № А03-13078/2009 , Поволжского округа от 30 января 2008 № А12-11536/07-С59 , Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 № А12-20715/2008 , Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 № А32-11915/2008-70/75-20АЖ , от 10 октября 2007 № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

от 40 000 до 50 000 руб. - для организаций;

от 4000 до 5000 руб. - для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Как работать с кассовым аппаратом

Начало смены

В каком порядке начать рабочую смену на ККТ

Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:*
- ключи от кассовой кабины;
- ключи от денежного ящика;
- необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
- разменную монету и купюры.

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

Подробнее о том, какие документы нужно оформить в конце рабочей смены, см. .

Раньше существовал такой порядок. В настоящее время эти требования соблюдают добровольно. После сдачи выручки и оформления документов кассир должен:
- выполнить обслуживание кассовой машины;
- отключить кассовую машину от сети;
- сдать ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации, его заместителю или заведующему секцией на хранение под расписку.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6.3 письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 , которые применяют в части, не противоречащей Закону от 22 мая 2003 № 54-ФЗ .

Какие документы оформлять при работе с ККТ

Начало рабочей смены

Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве. Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя .

Разменные деньги, которые выдали из главной кассы , отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 .* Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги. Это следует из пунктов , 4.5 и указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, пунктов 3.8 , 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 № 104 , утвержденных .

Как оформить передачу разменных монет и купюр из главной кассы в кассы обособленных подразделений

Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:

При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 . Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке .

Такой вывод следует из пунктов , и 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, указаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 .

Конец рабочей смены

В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных. Старшему кассиру главной кассы верните сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Такой возврат отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 1.2 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ, пунктами , 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, указаниями по заполнению формы № КО-5 , утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 .

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.* Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка - 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

сдачу наличности в банк.

Порядок ведения кассовых операций закрепите в отдельном положении .

Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных - в пределах установленного руководителем организации лимита. Такой порядок установлен пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.*

Из данного правила есть исключение. Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У).

На что можно расходовать наличную выручку

Наличную выручку от реализации можно расходовать на:*

зарплату;

социальные выплаты;

оплату товаров или работ (кроме ценных бумаг);

подотчет сотрудникам, в том числе командировочные;

возврат денег, если покупатель отказался от товара или услуги, которые оплатил наличными;

компенсацию расходов сотрудникам, которые оплатили страховку наличными;

выплата банковскому платежному агенту или субагенту;

личные нужды предпринимателя.

На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров, работ и услуг. Наличные, принятые от граждан в оплату другим лицам, в полном объеме сдавайте в банк. Например, поступать так надо при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов или комиссионной торговле.

Сейчас я покажу как найти причину распространённой ошибки в кассовой книге 1С:Бухгалтерии, а именно ошибку "Обороты по документам и проводкам не совпадают ". Ошибка эта встречается часто, а исправляется очень просто. Давайте посмотрим сначала, что вообще означает эта ошибка в кассовой книге 1С.

Причина возникновения ошибки "Обороты по документам и проводкам не совпадают"

Собственно, у Кассовой книги 1С есть минимум две причины, по которым выдаётся эта ошибка. Одна из них мало распространена и я укажу на неё позже. Сейчас посмотрим наиболее распространённую причину.

Вообще говоря, часто 1С выдаёт такие ошибки, что по их тексту далеко не всегда можно определить, что же именно просит исправить программа. Особенно часто такие затруднения встречаются у новичков, не имеющих сколько-нибудь существенного опыта ведения бухгалтерии в программе 1С. Много подобных "мутных" ошибок в закрытии месяца . Но указанная в заголовке ошибка кассовой книги к сложным вовсе не относится.

Как видно из текста ошибки, 1С не нравится, что суммы оборотов по проводкам бухгалтерского регистра и проведённым документам отличаются. Отличие может быть на миллион рублей или всего на одну копейку — разницы нет. Поскольку речь идёт о кассовой книге, то под "документами" подразумеваются приходные и расходные кассовые ордера. Что же касается проводок, то здесь учитываются все проводки по счёту 50, которые могут быть не только в ПКО и РКО, о чём многие забывают или вообще не знают . Также не забываем, что кассовая книга при выводе ошибки указывает и дату, в которой выявлено несовпадение оборотов по проводкам и документам.

Учитывая всё вышесказанное, можно сделать вывод, что 1С анализирует наличие проводок по счёту 50 и ищет соответствующие этим проводкам ПКО и РКО. И если, к примеру, проводки есть, а документа нет, то вот тогда и выдаётся ошибка о несовпадении оборотов. Также возможен вариант, когда и проводка и документ есть, но суммы в них не совпадают. Кассовая книга начитает ругаться, и пользователь благополучно лезет в интернет...

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Всё это — наиболее распространённая причина ошибок при формировании кассовой книги. Однако, есть и вторая причина. Аналогичная по тексту ошибка показывается в том случае, если 1С обнаружит, что в некоторых днях сумма остатка по кассе оказалась меньше нуля. Ситуация, прямо скажем, маловероятная. Однако, учитывая то, что 1С Бухгалтерия допускает проведение расходных операций, в результате которых остаток в кассе может стать отрицательным, такую вероятность исключать не стоит.

Приведённая вторая причина выдачи кассовой книгой ошибки о встречается не во всех версиях 1С. Вы можете легко проверить, есть ли это в вашей версии — создайте РКО с суммой, превышающий остаток по кассе, после чего сформируйте кассовую книгу. Если 1С не будет ругаться, то значит на это не реагирует.

сайт_

Как исправить эту ошибку в кассовой книге

Отрицательный остаток по кассе я тут комментировать не буду, потому что тут всё и так ясно. Займёмся причиной номер 1.

Для исправления ошибки несовпадения оборотов нужно найти на указанную кассовой книгой дату все документы с проводками по 50-му счёту и посмотреть, соответствуют ли этим проводкам ПКО/РКО; также проверить, чтобы суммы в проводках и ПКО/РКО были верными и совпадали. Если ошибка выдаётся для нескольких дат, то проверить все.

Приведу пример. Допустим, вы оформили Отчёт о розничных продажах. Сам по себе этот документ УЖЕ содержит проводку по счёту 50. Таким образом, если провести Отчёт о розничных продажах, но не создать соответствующий ему приходный кассовый ордер, то проводка по кассе будет, а вот документа (т.е. ПКО) — нет ! В таком случае обороты по проводкам и документам как раз и не совпадут на сумму имеющейся в "Отчёте..." проводки по счёту 50. Вот кассовая книга и будет об этом сообщать.

Как избежать ошибок в учёте

Стоит внимательно следить за тем, чтобы каждой проводке по кассе соответствовал ПКО/РКО. Сложного тут ничего нет.

Кстати, я привёл выше один пример операции, при котором в кассовой книге возникает ошибка "Обороты по документам и проводкам не совпадают". Есть и другие случаи, не столь очевидные. Так что не теряйте бдительности!

Рассмотрение ошибок кассовой книги входит в учебную программу курса 1С , с которым вы можете ознакомиться на сайте.